2.1 Managementul Proiectului, Manualul Beneficiarului POS DRU

Conform articolului 9 din contractul de finantare, beneficiarul trebuie sa asigure managementul si
implementarea proiectului in concordanta cu prevederile contractului, a legislatiei comunitare si nationale si a instructiunilor emise de AMPOSDRU, cu maximum de profesionalism, eficienta si in conformitate cu cele mai bune practici din domeniu.

Pentru a realiza aceasta cerinta Beneficiarul trebuie sa asigure managementul proiectului care consta in totalitatea activitatilor de planificare, monitorizare si control ce trebuie realizate in cadrul proiectului pentru a asigura indeplinirea obiectivelor acestuia in conditiile prevazute de contract.

Dupa ce documentatia proiectul a fost pregatita si aprobata de catre AM POS DRU, beneficiarul poate incepe implementarea acestuia cu conditia respectarii contractului si a reglementarilor legale in vigoare.

Este recomandat ca implementarea proiectului sa se realizeze cu ajutorul managementului de proiect
deoarece asigura o organizare si implementare eficienta a acestuia luand in considerare cele mai bune practici in domeniu.

In randurile urmatoare este realizata o prezentare generala a managementului de proiect care doreste sa ofere beneficarului o privire de ansamblu asupra rolului managementului de proiect in cadrul implementarii acestuia.

Pe baza planificarii proiectului realizata in faza de pregatire a documentatiei, beneficiarul trebuie sa
realizeze o planificare in detaliu a activitatilor necesare pentru a atinge obiectivele propuse. Planificarea asigura existenta suficientor detalii care sa permita exercitarea controlului asupra planului.
In cadrul planificarii se pleaca de la descrierea proiectului si a obiectivelor acestuia, se stabilesc etapele si activitatile ce trebuie realizate in fiecare etapa a proiectului, dependentele dintre acestea si rezultatele asteptate ca urmare a realizarii fiecarei activitati. Stabilirea activitatilor trebuie realizata la nivelul unui grad de detaliere care sa permita monitorizarea si controlul facil al derularii fiecarei etape si a intregului proiect.

De asemenea, Beneficiarul va stabili managerul de proiect ce va fi responsabil cu implementarea acestuia cat si echipa de proiect ce va realiza efectiv activitatile identificate pentru a atinge obiectivele propuse.
Pentru fiecare activitate ce va fi realizata in cadrul proiectului se identifica si se planifica necesarul de  resurse, se stabilesc responsabilitatile in cadrul entitatii beneficiarului, se estimeaza si se rogrameaza  durata acestora si nu in ultimul rand se identifica si analizeaza riscurile ce pot aparea pe parcursul  implementarii proiectului.

Documentele ce sunt create in faza de planificare a proiectului si care privesc aspectele mentionate mai sus poarta denumirea de documente de management ale proiectului. Acestea includ descrierea obiectivului si a ariei de acoperire a proiectului, livrabilele care trebuie realizate, activitatile necesare in vederea crearii tuturor livrabilelor si a validarii calitatilor acestora (incadrate in etape ale proiectului), planul resurselor si esalonarea in timp a activitatilor, dependentele intre activitati si dependentele externe ale proiectului, evaluarea si managementul riscului, punctele de control al progresului proiectului, cerintele privind calitatatea si nu in ultimul rand bugetul proiectului si esalonarea acestuia in timp.

Documentele de management ale proiectului pot suferi modificari pe parcursul acestuia atunci cand este necesara actualizarea lor, acestea fiind un instrument de comunicare a modalitatii de implementare a proiectului catre conducerea beneficiarului, echipa de proiect si entitati externe interesate asupra evolutiei acestuia.

In timpul implementarii activitatilor din fiecare etapa identificata, managerul de proiect monitorizeaza si controleaza activitatile si rezultatele realizate fata de cele planificate atat din punct de vedere a calitatii rezultatelor cat si din punct de vedere a duratei si resurselor alocate pentru fiecare activitate.
Monitorizarea se realizeaza atat la nivelul resurselor (ex. monitorizarea efortului membrilor echipei cu ajutorul fiselor de pontaj), proceselor si rezultatelor obtinute cat si la nivelul planificarii realizate in cadrul proiectului astfel incat sa cunoasca permanent starea acestuia.

In punctele de control ale proiectului stabilite in planificarea initiala, managerul de proiect impreuna cu membrii echipei de proiect vor realiza controlul acestuia verficand progresul realizat in comparatie cu planificarea, situatia bugetului si a resurselor din proiect cat si calitatea rezultatelor obtinute.

In cazul in care se constata o deviatie in realizarea activitatilor fata de planificarea initiala, este recomandat ca managerul de proiect impreuna cu echipa de proiect sa realizeze un plan de exceptie care sa explice situatia aparuta, sa prezinte consecintele necorectarii situatiei de exceptie si optiunile existente pentru corectarea acesteia impreuna cu planul de implementare a optiunilor si recomandari. Masurilor corective ce au fost decise vor fi incluse in documentele de management ale proiectului, cu implicatii in implementarea acestuia astfel incat prin planificarea revizuita sa se respecte obiectivele proiectului in termeni de timp, calitate si resurse.

La sfarsitul fiecarei etape a proiectului managerul de proiect impreuna cu echipa de proiect trebuie sa evalueze rezultatele acesteia si sa realizeze o planificare in detaliu pentru urmatoarea etapa a proiectului avand in vedere posibilele modificari aparute in etapa anterioara care pot afecta desfasurarea acestuia.
Rezultatele monitorizarii si controlului proiectelor sunt rapoartele de raportare ce trebuie intocmite de beneficiar. Mai multe detalii pot fi gasite in sectiunea VI – Monitorizarea Proiectelor.

Un alt aspect ce trebuie considerat in cadrul proiectelor este managementul livrabilelor, aceasta fiind o componenta importanta in cadrul controlului proiectului deoarece are ca obiect controlul livrabilelor care sunt produse, cunoasterea localizarii lor la orice moment in timp, cunoasterea responsabilitatii pentru producerea fiecarui livrabil cat si cunoasterea ultimei versiuni a fiecarui livrabil. Managementul livrabilelor mentine fisiere si o biblioteca a tuturor produselor proiectului, controleaza accesul la ele si mentine informatii referitor la starea lor. Acesta este folositor si in cazul unui audit al proiectului, toate variantele livrabilele fiind disponibile si usor de identificat. Mai multe detalii pot fi gasite in sectiunea 5.10.

In cazul in care in cadrul proiectului este necesara achizitonarea de produse sau servicii din exteriorul
entitatii Beneficiarului se poate aplica Managementul achizitiilor. O data identificata necesitatea
achizitiionarii de produse sau servicii, este necesara planificarea achizitiilor, descrierea produselor sau serviciilor ce trebuie achizitionate, realizarea cererii de oferta, primirea ofertelor, evaluarea si selectia furnizorului, negocierea si incheierea contractului cu furnizorul, derularea si finalizarea contractului. Mai multe detalii se gasesc in sectiunea 3.2

In cadrul managementului de proiect un loc important il ocupa analiza riscurilor proiectului. Riscul este reprezentat de un eveniment nesigur sau un set de circumstante care odata aparute au un efect negativ in atingerea obiectivelor proiectului. Managementul riscurilor este abordarea care permite identificarea, evaluarea si analiza riscurilor intr-un proiect pentru a realiza transferul, reducerea sau eliminarea riscurilor acolo unde este posibil sau planificarea pentru controlul riscurilor.

Riscurile identificate in cadrul unui proiect pot fi prevenite punand in practica contra-masuri care fie opresc producerea riscului fie previn impactul sau asupra proiectului, reduse prin reducerea probabilitatii materializarii riscului sau limitarea impactului la un nivel acceptabil sau transferate catre o terta parte. In cazul in care nici o masura de mai sus nu se poate aplica, se poate crea un plan de rezerva in care sunt planificate actiunile ce trebuie realizate in momentul aparitiei riscului.

In cadrul managementul de proiect este inclus si managementul resurselor umane ce consta in abilitatea managerului de proiect de a conduce si directiona echipa de proiect. Extinzand aria, acesta consta si in colaborarea cu toti cei care contribuie sau sunt interesati de proiect in scopul realizarii obiectivelor stabilite pentru proiect.

Un prim pas in managementul echipei de proiect este identificarea si alocarea rolurilor, responsabilitatilor si a relatiilor de raportare pentru membrii echipei de proiect avand in vedere pozitionarea in organizatie, specializarea cat si relatiile interpersonale dintre acestia. Pe parcursul derularii proiectului managerul de proiect trebuie sa aiba in vedere stabilirea unor reguli de colaborare intre membrii echipei de proiect, sa-i motiveze pentru a creste performanta echipei, sa realizeze managementul conflictelor si sa evalueze performantele membrilor echipei.

Managementul persoanelor cheie pentru proiect consta in identificarea persoanelor cheie ce pot contribui sau sunt interesate de proiect, analiza si documentarea relatiei proiectului cu persoanele respective, identificarea modului in care acestia contribuie sau influenteaza proiectul si stabilirea strategiei si a actiunilor pentru managementul persoanelor cheie.

Marketingul proiectului este destinat comunicarii stadiului si rezultatelor proiectului catre conducerea beneficiarului, echipa de proiect, persoanelor cheie pentru proiect si mediului extern al proiectului.
Responsabilitatea marketingului proiectului, comunicarii in exterior asupra proiectului, apartine atat
managerului de proiect cat si intregii echipe, modalitatile de marketing putand fi atat cele uzuale cat si cele ce tin de atitudinea si etica membrilor echipei. Mai multe detalii pot fi gasite in sectiunea IX – Informare si Publicitate.

In faza de incheiere a proiectului, managerul de proiect impreuna cu echipa realizeaza activitatile ramase in proiect urmarind atingerea in totalitate a obiectivelor propuse, pregatesc rapoartele de raportare finale, evalueaza succesul proiectului, contributia fiecarui membru si se dizolva echipa de proiect. La inchierea proiectului este indicat sa se realizeze si un audit al acestuia pentru a avea certitudinea ca ca obiectivele au fost atinse in totalitate si ca nu exista aspecte neconforme cu contractul.

Prin aplicarea managementului de proiect sub toate aspectele sale in implementarea proiectului,
Beneficiarul va putea monitoriza proiectul si va detine controlul asupra progresului proiectului asigurand atingerea obiectivelor dorite.