Axa prioritara 2: Dezvoltarea in continuare si sprijin pentru functionarea Sistemului Unic de Management al Informatiei POAT

Obiectiv
Obiectivul acestei axe prioritare este de a asigura o buna functionare a SMIS, dezvoltarea organizationala si functionala a acestuia, precum si extinderea continua a sistemului pentru a permite un acces rapid la informatii la nivelul tuturor institutiilor implicate in procesul de gestionare a instrumentelor structurale si pentru realizarea unui management corect si eficient al programelor operationale.
Obiectivul acestei axe prioritare va fi atins prin:
- asigurarea eficientei si eficacitatii SMIS pe intreaga perioada de programare;
- asigurarea coordonarii si angajarea resurselor umane necesare in vederea instalarii si implementarii sistemului informatic si a retelei digitale;
- furnizarea echipamentelor necesare pentru o operare corecta si in timp util a sistemului.

Fundamentare
Obiectivul dezvoltarii SMIS este de a garanta un management corect si eficient al programelor europene, in conformitate cu reglementarile nationale si europene. Acest sistem trebuie sa fie operational pe toata perioada de implementare a programelor, respectiv 10 ani, incluzand perioada de inchidere a programelor. Experienta dobandita in aceasta perioada va fi valorificata in vederea dezvoltarii sistemului informatic pentru urmatoarea perioada de programare.
Dezvoltarea unui astfel de sistem integrat care va fi utilizat pentru toate programele necesita o coordonare puternica a tuturor partilor implicate.
Un sistem informatic unic va duce la o mai buna armonizare a activitatilor administrative si a procedurilor diferitelor institutii implicate in gestionarea instrumentelor structurale. Astfel, SMIS va consolida intelegerea si dezvoltarea viitoare a sistemului de implementare. Mai mult, eforturile depuse pentru implementarea SMIS vor contribui la cresterea eficientei interventiilor si sistemul va oferi mai multa vizibilitate rezultatelor politicilor si garantand transparenta si calitatea activitatilor de control.
Pentru a asigura functionarea sistemului de-a lungul intregii perioade de programare, au fost identificate mai multe etape in durata de viata a sistemului: o etapa initiala de implementare in care SMIS este dezvoltat pentru a raspunde necesitatilor de baza ale institutiilor implicate in sistemul instrumentelor structurale, o etapa de dezvoltare, care va raspunde necesitatilor suplimentare, ducand implicit la dezvoltari viitoare ale sistemului, o etapa de stabilizare cand sistemul este pe cat de stabil posibil, si o etapa de inchidere ce ar putea sa necesite elemente aditionale pentru sistem. Aceste patru etape sunt legate in mod direct de ciclul de viata al programelor europene. Toate activitatile legate de functionarea SMIS (formare, resurse umane, sprijin acordat utilizatorilor, comunicare digitala) vor fi implementate in conformitate cu aceste etape de dezvoltare.
In prezent, SMIS se afla in etapa initiala de implementare (asa cum este mentionat in capitolul Analiza situatiei curente, SMIS este in mare parte capabil sa indeplineasca toate functiile relevante pentru definirea si gestionarea programelor, aprobarea proiectelor si modificarea acestora, pentru monitorizare si evaluare, audit si managementul fluxului financiar), etapa care va continua probabil pe parcursul primului an de implementare a instrumentelor structurale. In urmatorii cativa ani, SMIS va trece prin etapa de dezvoltare si se asteapta ca pana la sfarsitul perioadei de programare, sistemul sa devina stabil, cu conditia sa nu apara noi reglementari in domeniu ce ar putea aduce schimbari importante.
Pe langa dezvoltarea in continuare, o operatiune importanta, a carei implementare se impune, este asigurarea mentenantei sistemului. Mentenanta are drept scop asigurarea unei bune functionari a sistemului si a calitatii retelei digitale, de-a lungul intregii perioade a programului. Asistenta oferita in cadrul proiectelor este esentiala in vederea asigurarii unei functionari eficiente a sistemului. Operarea sa in cadrul structurilor organizationale aflate in dezvoltare trebuie sa fie asociata cu existenta unor instrumente sau actiuni in beneficiul diferitelor parti implicate, atat de la nivel central cat si de la nivel local. Mai mult decat atat, in ceea ce priveste utilizarea curenta a sistemului, ar trebui sa fie disponibile instrumente tehnice de suport, precum: pe langa ghidurile de proceduri (a se vedea mai sus) elaborate in conformitate cu modul de functionare al programelor europene, ar trebui sa existe ghiduri ale utilizatorilor actualizate descriind cu exactitate functiile intrinseci ale sistemului.
Al doilea nivel de sprijin este legat in mod direct de utilizatori. Este esential ca acestia sa fie sustinuti de un mecanism de coordonare care sa ia in considerare cadrul general si activitatile curente ale utilizatorilor, precum si diferitele sarcini ce trebuie indeplinite. Acesti coordonatori trebuie sa reprezinte interfata intre sistemele informatice, autoritatile responsabile de programele operationale si toti utilizatorii. Prin urmare, functionarea unei astfel de echipe de coordonare la un nivel corespunzator este absolut necesara.
Al treilea nivel de sprijin consta in crearea unei structuri centralizate comune de sprijin pentru intreg mecanismul de coordonare. Aceasta structura trebuie sa asigure legatura intre echipa de management a proiectului (comitet de monitorizare, manager de proiect) si utilizatori. Rolul acestei structuri este de a implementa in mod operational deciziile si recomandarile comitetului de monitorizare prin actiuni concrete.
Structura centralizata de sprijin trebuie sa reprezinte o garantie a calitatii si functionalitatii sistemului, asigurand adaptarea perfecta a sistemului la cerintele unui management corect si eficient. Trebuie, de asemenea, sa garanteze o utilizare optima a sistemului (mecanismul de coordonare).
Formarea utilizatorilor este esentiala intrucat conditioneaza calitatea informatiilor inregistrate in sistem. Toti utilizatorii trebuie instruiti cat mai repede posibil, in momentul demararii programelor, iar pregatirea initiala a acestora trebuie actualizata periodic, o data la 2-3 ani. De asemenea, este necesar sa fie prevazuta o formare specifica atunci cand noi functii ale sistemului devin operationale.
Luand in considerare faptul ca SMIS va avea un numar mare de utilizatori, se impune organizarea unor activitati de comunicare, precum seminarii de prezentare, reuniuni periodice pentru a prezenta si explica noile dezvoltari ale sistemului, etc. Organizarea reuniunilor periodice permite diseminarea de bune practici, precum si informarea echipei de management cu privire la eventualele probleme aparute in domeniu.
Pentru a asigura o functionare corespunzatoare a SMIS, este necesara, pe langa comunicare si echipamente pentru utilizatori, existenta unui grad maxim de securizare a datelor si a unui sistem redundant care sa asigure mentinerea si procesarea in continuare a datelor in caz de disfunctionalitate a sistemului. Este necesara, totodata, realizarea unei evaluari a necesitatilor pentru asigurarea coerentei programului de achizitionare si imbunatatire a echipamentului IT.

Domenii majore de interventie
In cadrul acestei axe prioritare au fost identificate patru domenii majore de interventie:
- Dezvoltarea si mentenanta SMIS si a retelei sale digitale;
- Functionarea Unitatii Centrale SMIS si a retelei de coordonatori;
- Formarea utilizatorilor, distribuirea ghidurilor de proceduri si a manualelor de utilizator, precum si activitati de informare privind SMIS;
- Achizitia de echipamente si servicii TI&C.

Indicatori Indicator Unitate Valoare de baza An de baza Sursa Tinta (2015) Indicatori de realizare imediata Versiuni imbunatatite ale SMIS Nr. 1 2006 Unitatea centrala 7 51 Indicator Unitate Valoare de baza An de baza Sursa Tinta (2015) SMIS Ghiduri de proceduri elaborate si diseminate Nr./versiune 1 2006 Unitatea centrala SMIS 1 Sesiuni de instruire SMIS Nr. – - Unitatea centrala SMIS 500 Structuri dotate cu echipamente Nr. – - Unitatea centrala SMIS, AM POAT 50 Indicatori de rezultate Gradul de satisfactie a utilizatorilor SMIS % – - Unitatea centrala SMIS 80 Perioada de nefunctionare a SMIS neplanificata Ore/luna – - Unitatea centrala SMIS Mai mica de 15 Utilizatorii SMIS au conditii adecvate TI&C pentru utilizarea SMIS % – - SMIS 100 Disponibilitatea retelei % – - SMIS = 99 Procentaj de pierdere a pachetelor % – - SMIS = 1 Latenta pentru 1.000 pachete ms – - SMIS = 100