Coordonarea instrumentelor structurale si sistemul de management financiar si control – POAT

Pentru perioada de programare 2007-2013, Romania a pus bazele unui sistem national puternic de coordonare a instrumentelor structurale, in cadrul caruia Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale (ACIS) va juca un rol important ca unitate centrala de coordonare. Structura ACIS pentru perioada de programare 2007-2013 este prevazuta dupa cum urmeaza:

- Directia de Analiza si Programare
- Directia Monitorizare
- Directia Asistenta Tehnica (care va indeplini functia de Autoritate de Management pentru POAT)
- Directia Coordonare de Sistem
- Unitatea Centrala de Evaluare

Principalele atributii ale ACIS au in vedere domenii cum ar fi:
- Elaborarea Cadrului Strategic National de Referinta;
- Coordonarea procesului de programare;
- Elaborarea si revizuirea cadrului legal necesar gestionarii instrumentelor structurale;
- Coordonarea cadrului institutional instituit in vederea gestionarii instrumentelor structurale;
- Coordonarea cadrului procedural pentru instrumentele structurale;
- Coordonarea dezvoltarii capacitatii administrative a tuturor structurilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale;
- Coordonarea implementarii, monitorizarii si raportarii instrumentelor structurale;
- Dezvoltarea si coordonarea sistemului informatic pentru gestionarea instrumentelor structurale (SMIS);
- Autoritate de Legatura a Statului Membru pentru SFC 2007 (Sistemul Informatic al Comisiei);
- Coordonarea evaluarii.

In vederea intaririi coordonarii instrumentelor structurale, Guvernul Romaniei a decis crearea unui Comitet National de Coordonare (CNC) a procesului de pregatire pentru gestionarea instrumentelor structurale. CNC a fost constituit in 2004, conform HG nr. 1200/2004. Se estimeaza ca CNC va avea, pentru perioada 2007-2013, un rol similar cu cel al Comitetului de Monitorizare al Cadrului de Sprijin Comunitar, cu exceptia functiei de management. Atributiile principale ale CNC, prevazute pentru perioada de programare 2007-2013 vor fi urmatoarele:

- Monitorizarea cadrului institutional, legislativ si procedural necesar implementarii instrumentelor structurale;
- Adoptarea deciziilor in privinta strategiilor si a planurilor de actiune pentru consolidarea si mentinerea capacitatii administrative pentru gestionarea instrumentelor structurale;
- Monitorizarea progresului global si a performantelor inregistrate in implementarea CSNR si a programelor operationale si adoptarea, dupa caz, a deciziilor pentru imbunatatirea performantelor acestora;
- Coordonarea relatiilor inter-institutionale intre structurile implicate in gestionarea instrumentelor structurale;
- Evaluarea procesului de functionare a cadrului institutional, legislativ si procedural necesar implementarii instrumentelor structurale;
- Realizarea de raportari catre Guvernul Romaniei si propunerea de actiuni prioritare necesare functionarii cadrului institutional pentru gestionarea instrumentelor structurale.

Un Comitet de Management pentru Coordonarea instrumentelor structurale a fost creat in subordinea Comitetului National de Coordonare. Acest comitet format exclusiv din oficiali la nivel de conducere din cadrul autoritatilor de management pentru programele operationale, al Autoritatii de Certificare si Plata si al Autoritatii de Audit si prezidat de Directorul General al ACIS, reprezinta principalul motor de coordonare si de solutionare a problemelor comune. Doar acele probleme care nu pot fi solutionate in cadrul acestui grup vor fi directionate catre CNC in vederea adoptarii unei decizii.
Sub coordonarea Comitetului de Management pentru Coordonarea instrumentelor structurale, au fost create grupuri de lucru operationale care se reunesc ori de cate ori este necesar pentru solutionarea aspectelor ce impun o coordonare inter-institutionala. In prezent, exista 9 grupuri de de lucru care se intalnesc in mod periodic si care au responsabilitati in urmatoarele domenii:

- Implementare/Manuale;
- Management financiar si control;
- SMIS;
- Asistenta tehnica;
- Evaluare;
- Informare si publicitate;
- Formare profesionala;
- Ajutor de stat;
- Monitorizare.

Sistemul de management financiar si control

Autoritatea de Certificare si Plata este responsabila cu certificarea cheltuielilor programului operational catre Comisia Europeana si inapoierea fondurilor neutilizate sau a sumelor cheltuite necorespunzator.
Autoritatea de Certificare si Plata este responsabila cu:

- furnizarea informatiilor catre Comisia Europeana cu privire la previziunile de plati;
- transmiterea cererilor intermediare de plata catre Comisie;
- transmiterea cererii finale de plata catre Comisie;
- plata sumelor primite de la Comisie;
- monitorizarea atingerii obiectivelor n+3/n+2;
- transmiterea declaratiilor privind frauda si iregularitatile;
- monitorizarea recuperarii banilor cheltuiti necorespunzator;
- aplicarea corectiilor financiare;
- realizarea actiunilor de verificare;
- transmiterea, pe cale electronica, a datelor financiare catre Comisia Europeana.

Autoritatea de Audit este un organism independent fara personalitate juridica, ce functioneaza pe langa Curtea de Conturi a Romaniei. Acest organism este responsabil cu auditarea fondurilor europene nerambursabile de pre-aderare si a instrumentelor structurale dupa aderare. Autoritatea de Audit este condusa de catre un presedinte si un vice-presedinte alesi dintre consilierii Curtii de Conturi si numiti de catre Parlament pentru un mandat de trei ani. Autoritatea de Audit este responsabila cu:

• Derularea actiunilor de verificare cu privire la modul eficient de functionare a sistemului de management si control; • Realizarea unor controale pe baza de esantioane a operatiunilor pentru a verifica veridicitatea cheltuielilor declarate; • Prezentarea catre Comisia Europeana a unei strategii de audit; • Elaborarea unui raport si a unei opinii cu privire la conformitatea sistemului de management si control cu regulamentele comunitare; • Transmiterea catre Comisie a rapoartelor anuale de control.

Procedurile generale de implementare

Fiecare Autoritate de Management a realizat, pe baza manualului general de implementare elaborat sub coordonarea ACIS, proceduri de implementare detaliate, in conformitate cu specificitatea fiecarui program operational.
ACIS a elaborat un acord standard pentru delegarea atributiilor, care stabileste prevederile de baza pentru a garanta ca Autoritatea de Management detine responsabilitatea finala pentru toate atributiile de implementare delegate. Pe baza acestui acord cadru, in conformitate cu specificul fiecarui program operational, Autoritatile de Management au negociat cu organismele intermediare atributiile care vor fi delegate.
Cu scopul de a sigura o abordare coordonata in ceea ce priveste procesul de implementare, ACIS a dezvoltat formate si proceduri standard privind formularul cererii de finantare, contractul de finantare si cererea de rambursare. De asemenea, la nivelul MEF, s-a dezvoltat o abordare coordonata cu privire la regulile de eligibilitate, co-finantare, pre-finantare, fluxul de plati, achizitiile publice si verificarea ex-ante, etc.
Lista de cheltuieli eligibile va fi stabilita de fiecare Autoritate de Management pe baza Hotararii Guvernului privind regulile de eligibilitate aplicabile proiectelor finantate din instrumentele structurale, in cadrul programelor operationale. Aceasta Hotarare de Guvern a fost elaborata de ACIS, in parteneriat cu toate Autoritatile de Management, cu Autoritatea de Certificare si Plata si cu Autoritatea de Audit si stabileste cadrul legal pentru reglementarile nationale privind eligibilitatea cheltuielilor.
Autoritatea de Certificare si Plata a elaborat, in cooperare cu toate institutiile implicate in gestionarea instrumentelor structurale, o Hotarare de Guvern privind procedura de alocare a instrumentelor structurale, prefinantarea si cofinantarea de la bugetul de stat alocat institutiilor mai sus mentionate (pentru Obiectivul Convergenta).
In primul trimestru al anului 2006, au fost luate masuri pentru crearea unui mecanism adecvat de monitorizare a instrumentelor structurale. In acest sens, la nivelul ACIS a fost creat, impreuna cu toate Autoritatile de Management, un grup de lucru pentru monitorizare in cadrul caruia sa fie abordate aspectele procedurale privind constituirea Comitetelor de Monitorizare ale programelor operationale, privind componenta acestora si criteriile ce trebuie indeplinite pentru a avea calitatea de membru, regulamentele de organizare si functionare pentru Comitetele de Monitorizare, precum si proiectul unui cod de conduita pentru aceste structuri parteneriale. De asemenea, au avut loc deja reuniuni informale ale comitetelor de monitorizare pentru o serie de programe operationale, inclusiv PO Asistenta Tehnica.