Formarea utilizatorilor, distribuirea ghidurilor de proceduri si a manualelor de utilizator, precum si activitati de informare privind SMIS POAT

Pregatirea utilizatorilor reprezinta un element esential in strategia de implementare a sistemului. Toti utilizatorii trebuie sa aiba cunostinte suficiente in domeniu pentru a putea sa utilizeze sistemul pe intreaga perioada de implementare a programului.

In acest sens, va fi elaborat un plan multianual de formare pentru pregatirea utilizatorilor SMIS, care va indica nivelurile de pregatire si grupurile tinta. In cadrul acestui domeniu major de interventie va fi sprijinita organizarea sesiunilor de pregatire pentru toti utilizatorii SMIS. O estimare aproximativa a numarului de utilizatori se ridica la 3.500 (personalul autoritatilor de management, Autoritatii de Certificare si Plata, Organismelor Intermediare, Autoritatii de Audit, etc.) la nivel central, regional si local. Chiar daca majoritatea utilizatorilor vor fi formati in primii ani de implementare, ramane insa necesitatea organizarii unor formari periodice. De exemplu, un utilizator deja format are nevoie de o actualizare a pregatirii dupa 2-3 ani. Totodata, se impune formarea utilizatorilor ori de cate ori un nou modul sau o noua functionalitate este introdusa in sistem. Formarea trebuie sa fie organizata pe module tematice si la diferite niveluri (incepatori, avansati, experti). Pentru a asigura functionarea corespunzatoare a sistemului si eficienta programelor de formare, unii dintre utilizatori vor fi pregatiti ca formatori.

Materialele de formare si ghidurile vor fi difuzate la scara larga. In plus, domeniul major de interventie va finanta elaborarea si distribuirea ghidurilor pentru utilizatori, actualizate pentru fiecare noua versiune a sistemului, care descriu cu exactitate functiile intrinseci ale sistemului. Aceste ghiduri, disponibile in format imprimat si in format electronic (CD ROM, Format MS Windows Help sau Flash multimedia, de exemplu) trebuie sa fie usor de accesat, usor de citit si operationale, pentru a reprezenta un adevarat punct de referinta pentru utilizatori. Elaborarea unui ghid de intrebari/raspunsuri cu privire la aspectele functionale poate fi de asemenea luat in considerare. Acest document ar putea fi disponibil in cadrul unei retele de tip intranet accesibila tuturor utilizatorilor, urmand a fi actualizat periodic a informatiilor. Luand in considerare faptul ca SMIS va avea un numar mare de utilizatori, se impune organizarea anumitor activitati de comunicare, precum seminarii de prezentare, reuniuni periodice pentru a prezenta si explica noile dezvoltari ale sistemului, etc. Organizarea reuniunilor periodice permite diseminarea de bune practici dar si informarea echipei de management asupra eventualelor probleme aparute in utilizarea sistemului.

Operatiuni orientative
- organizarea evenimentelor de formare cu privire la SMIS, inclusiv elaborarea si diseminarea materialelor de formare;
- formarea formatorilor SMIS; – elaborarea si distribuirea ghidurilor pentru utilizatorii SMIS;
- elaborarea ghidului de tipul intrebari/raspunsuri cu privire la aspectele functionale ale SMIS;
- organizarea unor reuniuni periodice si seminarii de prezentare ale SMIS.