Management financiar si control – POAT

Ministerul Economiei si Finantelor este desemnat sa indeplineasca rolul de Autoritate de Certificare pentru toate programele operationale, fiind responsabil de elaborarea si transmiterea catre Comisie a declaratiilor de certificare a cheltuielilor si a cererilor de plata, in conformitate cu prevederile Articolului 61 din Regulamentul General. Autoritatea de Certificare este constituita in cadrul structurii institutionale a Fondului National, plecand de la experienta acumulata in gestionarea asistentei de pre-aderare.

Organismul competent pentru primirea platilor din FEDR, FSE si Fondul de Coeziune de la Comisia Europeana pentru toate PO este Autoritatea de Certificare si Plata din cadrul MEF. Organismul responsabil pentru efectuarea platilor catre beneficiari este Serviciul de Plati din cadrul AM POAT.
Un organism infiintat pe langa Curtea de Conturi a Romaniei este desemnat ca Autoritate de Audit pentru toate programele operationale, in conformitate cu prevederile Articolului 59 din Regulamentul General. Autoritatea de Audit este independenta operational de Autoritatile de Management si de Autoritatea de Certificare si Plati.

Autoritatea de Certificare si Plata – va fi responsabila in special pentru: 1) Certificarea cheltuielilor, ceea ce inseamna elaborarea si transmiterea la Comisia Europeana a declaratiilor de certificare a cheltuielilor si a cererilor de plata in format electronic. Se certifica faptul ca:
- declaratia de cheltuieli este exacta, rezulta din sisteme de contabilitate fiabile si se bazeaza pe documente justificative verificabile;
- cheltuielile declarate sunt in conformitate cu reglementarile nationale si comunitare in vigoare si au fost efectuate pentru operatiunile selectate pentru finantare in concordanta cu criteriile aplicabile programului.
In acest sens, sarcina Autoritatii de Certificare este sa se asigure ca informatiile primite cu privire la procedurile si verificarile efectuate in legatura cu cheltuielile incluse in declaratiile de cheltuieli asigura o baza de certificare adecvata, ceea ce implica urmatoarele:
- sa verifice concordanta sumelor solicitate cu baza de date SMIS;
- sa verifice calcularea corecta a sumei totale de cheltuieli eligibile;
- sa ia in considerare rezultatele tuturor misiunilor de audit realizate de catre sau sub
responsabilitatea Autoritatii de Audit /unitatii de audit intern sau a Comisiei Europene;
- sa tina evidente contabile ale cheltuielilor declarate la Comisie, in format electronic;
- sa tina un registru al debitorilor.

2) Primirea platilor de la Comisia Europeana:
- sa primeasca de la Comisia Europeana sumele din FEDR, FSE si FC, sub forma de prefinantare, plati intermediare si plata finala;
- sa intocmeasca si sa transmita anual la Comisia Europeana estimarea provizorie a posibilelor cereri de plata pentru exercitiul financiar curent si pentru cel urmator;
- sa returneze catre CE cheltuielile neeligibile, sumele recuperate ca urmare a unei nereguli sau fondurile care nu au fost folosite, inclusiv dobanda pentru platile intarziate.

3) Efectuarea platilor catre beneficiari pentru POS Mediu si POS Transport si transferarea fondurilor UE unitatilor de plata din cadrul ministerelor care sunt Autoritati de Management, pentru celelalte programe operationale
- sa efectueze plati catre beneficiari, din FEDR si FC si din sumele de cofinantare, pentru POS Mediu si POS Transport;
- sa vireze fondurile de la FEDR si FSE catre unitatile de plata pentru celelalte PO.

Unitatea de plata din cadrul AM POAT are urmatoarele responsabilitati principale: – sa primeasca transferurile contributiei comunitare pentru PO de la Autoritatea de Certificare si Plata;
- sa efectueze plati catre beneficiari din FEDR si sumele de cofinantare.
Autoritatea de Management pentru POAT este responsabila pentru managementul si implementarea programului operational in mod eficient, eficace si corect, in conformitate cu prevederile Articolului 60 din Regulamentul General. Autoritatea de Management va coopera in stransa legatura cu Autoritatea de Certificare si Plata in indeplinirea responsabilitatilor privind managementul financiar si controlul, pentru a se asigura ca:
- banii sunt folositi in modul cel mai eficient pentru atingerea obiectivelor fiecarui PO;
- utilizarea resurselor este transparenta, atat fata de Uniunea Europeana, cat si fata de Statul Membru;
- controlul bugetar este eficace, astfel incat angajamentul este sustenabil in cadrul fiecarui PO si se urmaresc profilele de planificare financiara;
- contractarea este in limita bugetului;
- achizitiile de bunuri si servicii in cadrul proiectelor finantate: o se desfasoara; o sunt in conformitate cu legislatia UE si a Statului Membru; o respecta principiul economicitatii in conditii de performanta;
- declaratiile financiare trimise catre Comisia Europeana si alte organisme sunt corecte, exacte si complete: o corecte – fondurile sunt utilizate in mod corect; o exacte – nu contin erori; o complete – toate elementele relevante au fost incluse;
- platile catre beneficiari sunt efectuate periodic si fara intarzieri sau deduceri nejustificate;
- resursele pentru cofinantare sunt alocate conform planificarii;
- platile sunt justificate corespunzator;
- neregulile sunt notificate in conformitate cu reglementarile Uniunii Europene;
- orice suma care a fost platita in mod gresit este recuperata rapid si in totalitate;
- sumele neutilizate sau recuperate sunt realocate in cadrul programului operational respectiv;
- dezangajarea resurselor este evitata – in special in raport cu regula n+3/n+2;
- inchiderea fiecarui program operational are loc fara dificultati si la timp.
Inaintea transmiterii cererii de rambursare, beneficiarul verifica exactitatea, realitatea si eligibilitatea cheltuielilor, potrivit legislatiei nationale in domeniul controlului intern. In scopul certificarii cheltuielilor catre Comisia Europeana, verificarile pentru POAT se realizeaza la doua niveluri:
1) verificarea cheltuielilor la nivelul AM;
2) certificarea cheltuielilor la nivelul Autoritatii de Certificare si Plata.
In ceea ce priveste procesul de efectuare a platilor, la nivelul Ministerului Economiei si Finantelor au fost stabilite doua fluxuri de plati:
a) plati directe pentru contributia financiara a Uniunii Europene si sumele din cofinantare, de la Autoritatea de Certificare si Plata catre beneficiari, in cazul POS Transport si POS Mediu;
b) plati indirecte, prin intermediul unitatilor de plata infiintate pe langa Autoritatile de Management, pentru celelalte programe operationale.

Furnizorul – Emite factura catre beneficiar Beneficiarul – Verifica exactitatea, realitatea si eligibilitatea cheltuielilor (ex-ante) – Inainteaza cererile de rambursare catre AM + documentele justificative Autoritatea de Management – Confirma ca cererile includ numai cheltuieli: – care au fost efectuate – efectuate in operatiunile care au fost selectate pentru finantare in conformitate cu criteriile si procedurile de selectie – din masurile pentru care intregul ajutor de stat a fost aprobat in mod oficial de CE – Executa la fata locului verificari la niveluri inferioare, pe baza analizei riscului – Se asigura ca la nivel inferior sunt executate controale adecvate – Inainteaza cererile de plata + validarea acestora catre ACP Autoritatea de Certificare si Plata – Verifica existenta procedurilor de control adecvate la nivelul AM – Daca este necesar, realizeaza verificarile la fata locului la niveluri inferioare – Inainteaza cererile de plata intermediare + certificarea acestora catre CE, de cel putin 3 ori pe an – Inainteaza catre CE cererea de plata finala – Transfera catre CE sumele neplatite + cheltuielile neeligibile rezultate in urma neregulilor – Transfera fondurile catre unitatile de plata Comisia Europeana – Transfera pre-finantarea – Aproba si transfera platile intermediare catre ACP; – Transfera plata finala catre ACP, dupa aprobarea documentelor justificative specifice Control Intern Nivelul 1: Verificarea cheltuielilor Nivelul 2: Certificarea cheltuielilor Autoritatea de Audit – Audit de sistem – Verificari pe baza de esantion – Declaratie de validitate (winding-up) Fluxul financiar pentru POAT Circuitul documentelor Unitatea de Plata (AM) – Efectueaza platile catre beneficiari Circuitul financiar

Nereguli
Baza legala pentru aceste aspecte este reprezentata de Regulamentul Comisiei nr. 1828/2006 care stabileste regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului nr. 1083/2006 si al Regulamentului nr. 1080/2006, Regulamentul Consiliului nr. 2988/1995 privind protectia intereselor financiare ale Comunitatilor Europene si Ordonanta Guvernului Romaniei nr. 79/2003, privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare, precum si a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzator, cu modificarile si completarile ulterioare. Obiectivul acestei sectiuni este acela de a descrie procesul de identificare si raportare a oricarei suspiciuni de frauda sau alta neregula. Aceasta sectiune se refera, de asemenea, la importanta implementarii imediate a actiunilor corective (inclusiv sanctiuni si intentarea de procese civile sau penale) considerate necesare ca urmare a investigarii unei nereguli. In conformitate cu Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006, nu se solicita raportarea catre Comisie a neregulilor ce implica pierderea de fonduri ale UE de mai putin de 10.000 de euro, cu exceptia cazului in care Comisia solicita aceasta. Prin urmare, neregulile ce implica prejudicii mai mari de 10.000 de euro si toate neregulile savarsite cu intentie trebuie sa fie raportate catre Comisia Europeana. Aceste rapoarte sunt centralizate si verificate de catre Autoritatea de Certificare si Plata si sunt apoi comunicate Departamentului de Lupta Anti-Frauda (DLAF) pentru a fi transmise trimestrial Oficiului de Lupta Anti-Frauda (OLAF). Autoritatea de Certificare si Plata primeste rapoartele de nereguli de la Autoritatile de Management si trebuie sa includa orice raport cu privire la neregulile din cadrul Autoritatii de Certificare si Plata insasi. Pentru a permite un proces adecvat de prevenire, identificare si raportare a neregulilor, la nivelul Autoritatilor de Management, se desemneaza cate un ofiter de nereguli. Ofiterul de nereguli desemnat la nivelul Autoritatii de Management pregateste rapoarte trimestriale si rapoarte ad-hoc si le transmite Autoritatii de Certificare si Plata. Orice persoana implicata in procesul de implementare a POAT poate raporta cazuri suspecte de frauda ofiterilor de nereguli din cadrul Autoritatii pentru Certificare si Plata, Autoritatii de Management sau Unitatilor de Audit Intern ale ACP sau AM, fie oficial, fie anonim. Persoana care raporteaza cazul suspect nu va mai avea nici o implicare ulterioara in procesul neregulii respective din motive de securitate personala. Neregulile suspectate vor fi analizate si investigate de catre serviciile competente, iar raspunsul va fi transmis conform procedurilor interne ale autoritatii competente si legislatiei romane in vigoare. Ofiterul de nereguli desfasoara activitati atat din proprie initiativa, cat si in urma sesizarilor primite. Ofiterul de nereguli isi desfasoara activitatea in baza Manualului de Nereguli, care va fi elaborat la nivelul Autoritatii de Management.

Auditul intern
In cadrul tuturor ministerelor implicate in procesul de implementare a programelor operationale, au fost create Unitati de Audit Intern, independente de structurile care indeplinesc sarcinile Autoritatilor de Management (sau Organismelor Intermediare) si sunt direct subordonate conducatorilor institutiilor respective.
Coordonarea metodologica a acestor unitati este asigurata de catre o unitate speciala din cadrul Ministerului Economiei si Finantelor, si anume Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern.
Atributiile Unitatii Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern
• Elaboreaza si implementeaza procedurile si metodologia unitara bazata pe standardele internationale aprobate de catre Uniunea Europeana, inclusiv manualele de audit intern si pistele de audit.
• Elaboreaza metodologii de management al riscurilor.
• Elaboreaza codul deontologic pentru auditorul intern.
• Aproba normele metodologice cu privire la auditul public intern, specific diferitelor domenii de activitate in materie de audit public intern.
• Dezvolta un sistem de raportare a rezultatelor tuturor activitatilor de audit public intern si elaboreaza un raport anual.
• Verifica daca normele, instructiunile, precum si codul deontologic sunt respectate de catre serviciile de audit intern din cadrul structurilor publice; poate initia masuri corective necesare in colaborare cu directorul entitatii publice respective.
• Coordoneaza sistemul de recrutare si formare in domeniul auditului public intern.
Atributiile Unitatii de Audit Public Intern
Unitatile de Audit Public Intern din cadrul din cadrul institutiilor care implementeaza Fondurile Structurale si de Coeziune au manuale specifice de audit pentru fondurile europene. In conformitate cu prevederile legii, atributiile Unitatii de Audit Intern sunt urmatoarele: • Desfasoara activitatile de audit intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si control ale structurii publice sunt transparente si conforme cu normele de legalitate, periodicitate, raportul cost-eficacitate, eficienta si eficacitate; • Informeaza UCAAPI cu privire la recomandarile care nu au fost urmate de catre directorul entitatii publice auditate si cu privire la consecintele acestora; • Raporteaza periodic cu privire la rezultatele, concluziile si recomandarile emise in urma activitatilor de audit; • Pregateste o prezentare anuala a activitatilor sale in raportul anual; • Raporteaza imediat catre directorul entitatii publice si catre unitatea de inspectie in cazul detectarii unor nereguli grave sau situatii de frauda.

Autoritatea de Audit
Romania a infiintat o Autoritate de Audit pentru toate Programele Operationale prin Legea nr. 200/2005, care va indeplini functiile stabilite in Articolul 62 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2005.

Autoritatea de Audit este un organism asociat Curtii de Conturi, fara personalitate juridica, independent de Curtea de Conturi din punct de vedere operational si in acelasi timp independent de toate Autoritatile de Management si de Autoritatea de Certificare si Plata. In conformitate cu prevederile Legii 200/2005, Articolul 142, Autoritatea de Audit are urmatoarele responsabilitati:
• auditul de sistem, verificari pe baza de esantion si auditul final;
• verificari si audit extern pentru Fondurile Structurale si de Coeziune;
• verificari anuale ale sistemelor de management si control;
• verificari ale declaratiilor de cheltuieli, pe baza unui esantion reprezentativ;
• efectueaza verificari adecvate in vederea emiterii declaratiilor de inchidere (winding-up declarations) la inchiderea masurilor si a programelor;
• verificari ale existentei si corectitudinii cofinantarii nationale.

Evaluarea conformitatii sistemelor de management si control
Conform art. 71 al Regulamentului General, o evaluare a conformitatii sistemelor de management si control pentru POAT va fi transmisa Comisiei inaintea trimiterii primei cereri de plata intermediare sau cel mai tarziu in termen de 12 luni de la data aprobarii PO.