Monitorizare POAT

Monitorizarea POAT, in raport cu progresele si metodele de implementare, va fi in responsabilitatea Autoritatii de Management. In ceea ce priveste eforturile sale in implementarea prioritatilor si masurilor din cadrul programului, Autoritatea de Management va fi supravegheata de catre Comitetul de Monitorizare pentru POAT. Procesul de monitorizare va acoperi:

- monitorizarea fizica legata de implementarea obiectivelor, prioritatilor si masurilor prevazute in program, prin monitorizarea indicatorilor specificati in POAT si
- monitorizarea financiara, ce reprezinta o functie a managementului financiar al programului, precum si monitorizarea cheltuielilor efectuate in implementarea prioritatilor si a domeniilor de interventie individuale.

SMIS va asista Autoritatea de Management in monitorizarea programului operational. Serviciul Strategii va asigura secretariatul Comitetului de Monitorizare pentru POAT, va pregati toate rapoartele necesare in conformitate cu regulamentele CE, incluzand rapoartele anuale si final de implementare care vor furniza o imagine clara asupra progresului realizat in procesul de implementare a POAT.

Comitetul de Monitorizare pentru Programul Operational Asistenta Tehnica

Articolul 63 din Regulamentul General prevede faptul ca Statul Membru va constitui un Comitet de Monitorizare pentru fiecare program operational, de comun acord cu Autoritatea de Management si in urma consultarii partenerilor implicati.
Comitetul de Monitorizare este prezidat de catre Secretarul de Stat responsabil de coordonarea instrumentelor structurale din cadrul Ministerului Economiei si Finantelor.
Ca regula generala, deciziile Comitetelor de Monitorizare se vor lua pe baza de consens. Cu toate acestea, regulile procedurale ale Comitetelor de Monitorizare vor asigura adoptarea deciziilor necesare in vederea implementarii POAT, precum si a celor cu privire la realocarea de fonduri, daca se dovedeste a fi necesar.
Comitetul de Monitorizare se va intalni cel putin de doua ori pe an (de obicei in primavara si toamna). Cu toate acestea, el se poate reuni mai des, daca este necesar. De regula, prima intalnire va analiza progresele inregistrate in anul precedent – si se va incheia cu aprobarea raportului de implementare -, in timp ce cea de-a doua intalnire va analiza progresele inregistrate pana la 30 iunie din anul respectiv. In anumite conditii, cand se impune luarea unei decizii inainte de data prevazuta pentru urmatoarea intalnire, Comitetul de Monitorizare poate, de asemenea, sa ia decizii prin procedura scrisa.

Parteneriatul Comitetului de Monitorizare va avea drept obiectiv asigurarea reprezentarii tuturor partilor implicate, in concordanta cu principiul parteneriatului, dupa cum urmeaza:
- AM POAT;
- AM pentru celelalte PO;
- Reprezentanti ai partenerilor economici;
- Reprezentanti ai sectorului ONG;
- Reprezentanti ai asociatiei autoritatilor locale.
Un reprezentant al Comisiei Europene va fi invitat, avand rol consultativ.
Secretariatul Comitetului de Monitorizare, localizat in cadrul Autoritatii de Management, pregateste documentatia cu privire la progresele inregistrate, tabelele financiare cu cheltuielile efectuate, agenda si minuta reuniunilor.

Rolul Comitetului de Monitorizare pentru POAT

Comitetul de Monitorizare are urmatoarele roluri si responsabilitati: a) va analiza si va aproba criteriile de selectie a operatiunilor finantate in timp de sase luni de la data aprobarii programului operational si aproba orice revizuire a acestor criterii de selectie in conformitate cu necesitatile programului; b) va analiza in mod periodic progresele inregistrate in atingerea obiectivelor specifice ale programului operational pe baza documentelor inaintate de Autoritatea de Management; c) va examina rezultatele procesului de implementare, in special in ceea ce priveste atingerea tintelor stabilite pentru fiecare axa prioritara; d) va examina evaluarile POAT; e) va analiza si aproba rapoartele anuale si final de implementare; f) va fi informat cu privire la raportul anual de control sau la o parte a raportului ce se refera la PO respectiv si cu privire la comentariile adresate de Comisia Europeana dupa examinarea raportului sau a unei parti a raportului; g) aproba orice modificare sau revizuire a POAT pentru imbunatatirea managementului acestuia, pentru indeplinirea tintelor specifice; h) poate propune Autoritatii de Management orice modificare sau revizuire a programului operational care face posibila atingerea obiectivelor programului sau imbunatatirea managementului acestuia, inclusiv a managementului financiar; i) va analiza si aproba orice propunere de amendare a continutului deciziei Comisiei cu privire la contributia fondurilor.

Monitorizarea este un proces continuu si joaca un rol important in managementul programului operational, in confirmarea progreselor obtinute, in a determina daca programul continua sa urmareasca obiectivele initiale si in identificarea problemelor potentiale, astfel incat sa se poata lua masuri corective. Sistemul de monitorizare al PO ia in considerare necesitatile diferitelor grupuri de utilizatori si a diferitelor niveluri ale structurilor de management. Potentialii utilizatori ai informatiilor sunt partile implicate care au propriile domenii de responsabilitate, si, prin urmare, nevoi distincte de informare, dupa cum urmeaza:
- Beneficiarii;
- Autoritatile de Management;
- Comitetele de Monitorizare;
- Guvernul Romaniei;
- Comisia Europeana;
- Evaluatorii externi;
- Publicul larg si ONG.

Sistemul de monitorizare are ca baza o examinare periodica a contextului, resurselor (inputs), rezultatelor imediate (outputs), rezultatelor programului si interventiilor sale. Este compus dintr-un mecanism de informare coerenta care include intalniri pentru analizarea progreselor si rapoarte de progres care furnizeaza sinteze periodice incluzand informatii cheie privind indicatorii fizici si financiari. Scopul rapoartelor este de a oferi informatii actualizate privind rezultatele obtinute in raport cu indicatorii si cu punctele de referinta stabilite, iar rapoartele vor fi intocmite in format standard pentru a permite compararea acestora in timp.
Principala informatie care va fi furnizata in cadrul rapoartelor se refera la indicatorii care reflecta progresele interventiilor, fata de obiectivele stabilite in perioada de programare. In acest sens, a fost elaborat un sistem de indicatori pentru fiecare PO, sub coordonarea ACIS. Desi adaptat caracteristicilor specifice fiecarui PO, sistemul de indicatori urmareste uniformitatea datelor de baza, permitand agregarea de jos in sus a informatiilor, la diferite niveluri de interventie (proiect, domeniu major de interventie, axa prioritara, PO, CSNR), de teme, sectoare, etc. Sistemul va furniza instructiuni detaliate pentru o intelegere comuna din partea tuturor celor implicati, precum o lista completa a indicatorilor de monitorizare si evaluare, definitie a fiecarui indicator, responsabilitati, periodicitate si modalitati de colectare si procesare a datelor si, de asemenea, tabele de indicatori care vor fi generate de SMIS si care vor oferi o imagine clara a contextului si progresului interventiilor. Unde este cazul, indicatorii vor fi defalcati pe diferite criterii (criterii teritoriale, de gen, grupuri tinta, dimensiunea beneficiarilor, etc.).
Utilizarea si imbunatatirea setului de indicatori, ca parte a sistemului de monitorizare, este o sarcina continua, pe tot parcursul perioadei de programare. ACIS si Autoritatea de Management vor verifica periodic acuratetea informatiilor colectate si vor coordona un proces continuu de imbunatatire a functionarii sistemului de monitorizare. Totodata, se vor desfasura evaluari si verificari ale calitatii sistemului de monitorizare privind capacitatea de cuprindere, echilibrul si capacitatea de a fi gestionat. Indicatorii individuali vor fi evaluati in ceea ce priveste relevanta, acuratetea, disponibilitatea si costurile acestora.

Comitetul de Monitorizare va fi consultat cu privire la sistemul de indicatori din primele etape ale implementarii programului, precum si pe parcursul perioadei de implementare, cu scopul de a verifica urmatoarele:
• sistemul de indicatori in ansamblu a fost elaborat corespunzator si
• informatia este suficienta pentru functionarea acestuia.
Cu toate ca sistemul de monitorizare va fi in general responsabil cu generarea datelor privind rezultatele imediate (output), anumite date privind rezultatele imediate (output) si cele mai multe date privind rezultatele pot necesita eforturi suplimentare (respectiv sondaje de opinie, munca de teren, colectare de date de la alte organizatii). Pe de alta parte, statisticile oficiale care genereaza indicatorii de context vor trebui suplimentate cu sondaje, studii sau alte tehnici de colectare si interpretare a datelor. Necesitatile specifice de informatii complementare si activitatile aferente planificate vor fi incluse in Planurile de evaluare ale PO si CSNR descrise in cadrul sectiunii Evaluare a acestui document.