Sistemul Unic de Management al Informatiei POAT

In conformitate cu HG nr. 497/2004, Ministerul Economiei si Finantelor are responsabilitatea generala de a asigura realizarea si functionarea sistemului informatic pentru managementul tehnic si financiar al fondurilor nerambursabile ale Uniunii Europene.
Activitatile pentru operationalizarea SMIS au demarat in primul trimestru al anului 2004, fiind implementate progresiv si urmarind ca sistemul sa devina functional. In acest sens, au fost stabilite urmatoarele dimensiuni de implementare a SMIS:
1. Definirea conceptului SMIS;
2. Dezvoltarea aplicatiilor software;
3. Dezvoltarea resurselor umane;
4. Dezvoltarea infrastructurii TI&C;
5. Dezvoltarea unei pagini web pentru informarea publica.

Definirea conceptului SMIS

SMIS a fost definit ca un sistem unic cu trei sub-sisteme separate si independente: unul pentru programul Phare (SMIS-Phare), unul pentru programul ISPA (SMIS-ISPA) si un al treilea pentru instrumentele structurale (SMIS-CSNR). Caracteristica principala a SMIS este aceea ca sistemul ofera utilizatorilor sai un mecanism unic pentru a-i ajuta sa isi indeplineasca sarcinile zilnice. Sistemul ofera sprijin multiplilor utilizatori, acestia fiind structurati intr-un numar de grupuri/ roluri de utilizatori. In acest fel, drepturile de acces ale utilizatorilor sunt organizate si gestionate mai usor, iar accesul la informatie poate fi analizat temeinic si inregistrat in mod flexibil. SMIS raspunde necesitatilor existente la toate nivelurile de management (Autoritati de Management, Organisme Intermediare, Autoritatea de Certificare si Plata, Autoritatea de Audit, beneficiari, solicitanti, etc.) si pe parcursul tuturor etapelor programului (programare, licitatie, contractare, implementare, audit si control, monitorizare si evaluare). Pe langa aceasta, SMIS este construit pe o arhitectura deschisa care maximizeaza posibilitatile de dezvoltare viitoare, precum si conexiunile cu sistemele informatice, cu bazele de date si aplicatiile informatice.

Dezvoltarea aplicatiei software

Analiza cerintelor utilizatorilor cu privire la functionalitatile SMIS a fost finalizata (intr-o prima etapa) in urma a 10 sesiuni coordonate de catre consultantii contractati in cadrul programului Phare 2002, pe baza unei cooperari interactive cu grupurile de utilizatori principali, oferindu-le astfel sprijin in identificarea campurilor de informatii si a specificatiilor necesare pentru dezvoltarea sistemului. Exercitiul de analiza a permis stabilirea unei terminologii comune ce trebuie folosita in descrierea diferitelor caracteristici ale SMIS. Analiza pentru modulul CSNR s-a bazat pe experienta anterioara in gestionarea instrumentelor de pre-aderare, pe experienta altor State Membre in dezvoltarea unor sisteme similare, precum si pe cerintele stipulate in Regulamentul General pentru perioada 2007-2013.
Pe baza analizei cerintelor utilizatorilor, au fost dezvoltate trei aplicatii de software Oracle (o aplicatie pentru Phare, una pentru ISPA si una pentru instrumentele structurale). Modulul SMISCSNR este in mare masura finalizat, fiind necesare doar o serie de mici modificari pentru a putea raspunde mai bine cerintelor Regulamentului CE Nr.1828/2006 (Regulamentul de Implementare), in special prevederilor referitoare la impartirea pe categorii a interventiilor si pe cele cinci dimensiuni. In prezent, SMIS este in mare parte capabil sa indeplineasca toate functiile relevante pentru definirea si managementul programului, aprobarea si modificarea proiectelor, monitorizare si evaluare, audit si managementul fluxului de fonduri.
In cadrul procesului de pregatire pentru dezvoltarea ulterioara a aplicatiilor software, in mai 2006, ACIS a creat un Grup de Lucru SMIS-CSNR, cu reprezentanti ai Autoritatilor de Management, ai Autoritatii de Certificare si Plata si ai Autoritatii de Audit. Acest Grup de Lucru este responsabil cu colectarea, diseminarea, si prioritizarea necesitatilor privind imbunatatirea sistemului pe de o parte, si pentru mentinerea integritatii si a uniformitatii procedurilor utilizate in implementarea masurilor finantate din instrumentele structurale.
Grupul de Lucru SMIS s-a reunit frecvent incepand cu luna mai 2006. Printre problemele ridicate in cadrul Grupului de Lucru, se numara definirea tipurilor de parametri si a rapoartelor financiare (ca prime grupuri de rapoarte care vor fi furnizate de sistem). Membrii Grupului de Lucru (coordonatorii SMIS) au fost instruiti intr-o maniera sustinuta in perioada noiembrie – decembrie 2006, in cadrul celui de-al doilea contract (a se vedea mai jos), iar acum joaca un rol cheie in furnizarea unor resurse de calitate pentru dezvoltarea SMIS.
Cel de-al doilea contract privind dezvoltarea viitoare a sistemului a fost semnat la inceputul lunii noiembrie 2006 si acopera urmatoarele activitati:

1. dezvoltari viitoare ale SMIS
- parametrizarea si definirea drepturilor utilizatorului;
- dezvoltarea aplicatiei software – caracteristici noi (cerinte noi, adaptari ale sub-sistemului in urma ultimelor modificari ale directivelor si regulamentelor UE, cerinte ale regulamentelor privind Cooperarea Transfrontaliera, ajutorul de stat, terminologie si cerinte impuse de proceduri);
- conformitatea cu SFC 2007;
- studii si specificatii tehnice pentru dezvoltari viitoare;
- interfata cu sistemul informatic al Trezoreriei.
2. sprijin acordat in faza de initiere a modului privind Fondurile Structurale si de Coeziune
- sprijin de tip help desk;
- formare expertilor;
- validarea datelor;
- formarea a 360 de utilizatori pentru SMIS-CSNR.

Acest al doilea contract este ultimul contract finantat prin Phare, avand ca obiect dezvoltarea si imbunatatirea SMIS si se preconizeaza a se incheia la sfarsitul lunii noiembrie 2007. Contractul trebuie sa furnizeze si specificatiile tehnice pentru dezvoltarile ulterioare ale SMIS cu functiile eguvernare. Aceste dezvoltari vor fi finantate din POAT. Totodata, in cadrul acestui contract, sunt planificate dezvoltari viitoare ale functiilor de management. Mai mult decat atat, etapa de implementare a instrumentelor structurale va determina aparitia unor noi necesitati in ceea ce priveste diferitele functionalitati si rapoarte, care vor putea fi abordate in cadrul POAT.

Cadrul pentru functionarea SMIS

Pentru a oferi o prezentare clara, aceasta sectiune este structurata pe activitati dupa cum urmeaza:
1) Aproximativ 50 de persoane din cadrul ACIS, Autoritatilor de Management si Organismelor Intermediare mari au beneficiat de instruire pentru utilizarea sub-sistemului SMIS–CSNR initial in aprilie 2006. Alte sesiuni de formare pentru aproximativ 360 de utilizatori vor fi oferite gradual in 2007 prin intermediul contractului Phare 2004.
2) Manualele de proceduri pentru utilizarea SMIS reprezinta principalele linii directoare pentru utilizatorii SMIS in desfasurarea activitatilor curente. Aceste manuale identifica grupurile de utilizatori SMIS si rolurile acestora conform aplicatiilor si nivelurilor sistemului, explica tipul de informatii care ar trebui sa fie introduse in sistem si sursa pentru obtinerea acestor informatii si ofera indrumari cu privire la momentul cel mai propice pentru introducerea informatiei in SMIS. Manualul de proceduri actualizat pentru SMIS–CSNR este in curs de elaborare.
3) Unitatea Centrala SMIS Unitatea centrala SMIS va fi responsabila de gestionarea SMIS si a retelei digitale, in mod special de implementarea, managementul si mentenanta SMIS, si de suport pentru utilizatorii SMIS. Unitatea centrala SMIS va functiona in cadrul ACIS din Ministerul Economiei si Finantelor. In acest moment, unitatea nu are decat un numar redus de angajati. In 2007, se vor organiza concursuri suplimentare pentru ocuparea posturilor libere. Cu toate acestea, data fiind natura activitatii si cunostintele de specialitate necesare in domeniu, operarea SMIS se va baza mai mult pe personalul contractual. Potrivit experientei Statelor Membre, acest personal va fi platit din asistenta tehnica.

Structura Unitatii Centrale SMIS ar trebui sa reflecte functiile de baza ale unitatii: • Managementul sistemului: introducerea si implementarea strategiei si a politicii (parametri, drepturi de acces, securitate, etc.); • Operarea sistemului (administrarea sistemului, a bazelor de date si a retelei digitale, administrarea paginii web); • Suport pentru utilizatori (Help desk, formare); • Managementul unitatii.

Personalul Unitatii Centrale se va dedica urmatoarelor domenii de responsabilitate:
• Formare: formare pentru utilizatorii SMIS noi sau existenti; • Administrarea sistemului pentru orice aspect tehnic legat de functionarea si dezvoltarile viitoare ale SMIS si ale retelei digitale; • Mentenanta paginii web: mentenanta si dezvoltarile viitoare aduse paginii web SMIS si publicarea rezultatelor sistemului pe internet; • Help Desk: asistenta oferita utilizatorilor SMIS cu privire la modul de utilizare a sistemului. Pe langa Unitatea Centrala SMIS descrisa mai sus, a fost constituita o retea de coordonatori SMIS, care va oferi utilizatorilor sistemului asistenta necesara in domeniu. Implementarea acestei functii este esentiala in vederea asigurarii unei bune functionari a sistemului. Intr-adevar, luand in considerare dimensiunile sistemului viitor si varietatea partilor implicate, este necesara delegarea unui anumit numar de responsabilitati catre nivelul corespunzator. Printre responsabilitatile coordonatorilor SMIS, pot fi mentionate urmatoarele: • Sa functioneze ca interfata intre Autoritatea de Management si ACIS in privinta problemelor legate de SMIS; • Sa colecteze si sa disemineze informatii de la si in cadrul institutiei pe care o reprezinta; • Sa reprezinte primul nivel in ceea ce priveste analiza de tip help-desk; • Sa joace rolul de formatori interni pentru utilizatori, inclusiv pentru noii angajati. Aceasta functie implica o anumita apropiere de utilizatori, intrucat este necesar sa existe o cooperare reciproca si un climat de incredere intre coordonatori si reteaua de utilizatori. Coordonatorii trebuie sa aiba capacitatea sa efectueze vizite la departamentele respective ori de cate ori este necesar, pentru a fi cat mai aproape de utilizatori.

Dezvoltarea infrastructurii SMIS

In ceea ce priveste infrastructura necesara pentru functionarea SMIS, situatia se prezinta in felul urmator: – In noiembrie 2004, a fost incheiat un contract de achizitii de 1,07 milioane de euro in vederea furnizarii infrastructurii de baza a SMIS la nivelul Ministerului Economiei si Finantelor, avand in vedere faptul ca la acest nivel se vor centraliza toate informatiile provenind de la toate institutiile implicate in administrarea instrumentelor structurale. Aceasta infrastructura centrala asigura confidentialitate si fiabilitate, latenta redusa, integritate si largime de banda garantata pentru comunicatii, precum si confidentialitatea, integritatea, fiabilitatea si disponibilitatea informatiei din bazele de date SMIS si o solutie de continuitate. – Prin Programul Phare 2005 sunt alocate aproximativ 4,5 milioane euro pentru achizitionarea de echipamente de catre Autoritatile de Management pentru POR, POS Cresterea Competitivitatii Economice, POS Transport, POS Mediu si POS Dezvoltarea Resurselor Umane. Echipamentele necesare pentru functionarea SMIS (servere, routere, switch etc.), precum si echipamentele necesare pentru ACIS au fost achizitionate in cadrul unui contract de achizitii Phare 2002 si sunt instalate la sediul ACIS. O parte din echipamentele IT au fost, de asemenea, achizitionate in cadrul diferitelor proiecte Phare (de exemplu, pentru Autoritatea de Certificare si Plata), insa gradul de acoperire cu echipamente corespunzatoare in vederea functionarii SMIS la nivelul tuturor viitorilor utilizatori SMIS este dificil de apreciat. Prin urmare, va fi demarata o evaluare a necesitatilor pentru a asigura un program coerent de achizitii si de imbunatatire a echipamentelor IT. Succesul SMIS si gradul sau de acceptare de catre utilizatori depinde in mare parte de calitatea infrastructurii de comunicare. In acest scop, s-a elaborat un studiu in vederea dezvoltarii infrastructurii de comunicare a SMIS. Studiul reflecta anumite aspecte care influenteaza caracteristicile infrastructurii, precum: extinderea sistemului, previzionarea capacitatii de utilizare, dimensionarea parametrilor, estimarea volumului de munca, schimbarile tehnologice si oferta de pe piata pentru serviciile de conectare la internet. Dosarul de licitatie pentru infrastructura de comunicare SMIS ce va fi finantata din Phare 2004 (1,34 milioane euro) a fost elaborat pe baza acestui studiu. Se estimeaza ca aceasta infrastructura sa devina functionala pana la sfarsitul lunii mai 2007.

Dezvoltarea unei pagini web pentru informarea publicului

In ceea ce priveste cresterea constientizarii publicului cu privire la programele co-finantate de catre Uniunea Europeana, prin furnizarea de informatii actualizate privind stadiul implementarii si progresele inregistrate, se va crea o pagina web ce va avea drept sursa de informare o copie redusa a principalei baze de date SMIS care, din motive de siguranta si performanta, va fi instalata pe un calculator separat de serverele centrale ale SMIS. Pagina web a SMIS va fi legata de pagina web dedicata instrumentelor structurale in Romania.