SUMI – Sistemul Unic de Management al Informatiei POAT

Conceptul Sistemului Unic de Management al Informatiei

Sistemul Unic de Management al Informatiei este un sistem informatic national bazat pe tehnologii web care sprijina toate institutiile din Romania implicate in implementarea Cadrul Strategic National de Referinta si a programelor operationale. Sistemul acopera necesitatile tuturor nivelelor de management (Autoritati de Management, Organisme Intermediare, Autoritatea de Certificare si Plata, etc.) in toate stadiile de implementare a programului (programare, licitatii, contractare, monitorizare, evaluare, plati, audit si control). Principala caracteristica a SMIS este aceea ca furnizeaza utilizatorilor un singur mecanism pentru indeplinirea sarcinilor zilnice.
Fiind un instrument de monitorizare, SMIS este principalul furnizor de informatii in ceea ce priveste progresul in implementare, atat la nivel de proiect cat si la nivel de program, permitand ca rapoartele de monitorizare sa fie generate in mod automat.
SMIS a fost dezvoltat sub coordonarea ACIS si in stransa cooperare cu reprezentantii tuturor structurilor implicate in managementul instrumentelor structurale. Pe parcursul perioadei de implementare, SMIS va fi gestionat si dezvoltat in continuare de catre ACIS.

SMIS – proiectare si functionalitati

Structura SMIS urmareste trei principii de baza: disponibilitatea datelor (datele sunt disponibile in mod direct la solicitarea unui utilizator autorizat); confidentialitatea datelor (datele sunt furnizate numai utilizatorilor autorizati sa acceseze acea informatie specifica); integritatea datelor (procesarea datelor trebuie sa fie realizata numai de catre utilizatorii autorizati in scopuri autorizate). Pentru a implementa cele trei principii mentionate mai sus, sistemul permite accesul mai multor utilizatori impartiti intr-un numar de grupuri/roluri de utilizatori. In acest fel, nivelurile de acces acordate utilizatorilor sunt organizate si administrate cu usurinta, iar accesul la informatii al utilizatorilor poate fi pe deplin auditat si urmarit intr-un mod flexibil. Pentru a asigura un instrument eficient de management, modelul functional al SMIS se bazeaza pe un set de module, care impreuna reflecta gama larga de functionalitati pe care sistemul este conceput sa le indeplineasca, dupa cum urmeaza:

• Programarea, care permite inregistrarea si modificarea informatiilor principale privind CSNR, detaliate la nivelele inferioare, de PO, axa prioritara, domeniu major de interventie si operatiune;
• Managementul proiectului (inregistrarea si modificarea principalelor informatii privind proiecte, inclusiv contractele7);
• Monitorizarea, care permite examinarea progreselor CSNR la toate nivelele, fata de tintele stabilite anterior; permite, de asemenea, agregarea automata de jos in sus a valorii actuale a principalelor date care sunt inregistrate la nivelele inferioare ale sistemului;
• Auditul si controlul, care inregistreaza controlul si constatarile auditului;
• Managementul fluxului de fonduri, care include cererile de plata, intrarile de fonduri, veniturile generate de proiecte, suspendari si recuperarea fondurilor.

Datele vor fi introduse in SMIS la un nivel corespunzator, pe baza profilelor de utilizatori bine definite. Accesul la sistem va fi permis pe baza numelui utilizatorului/parolei, obtinute de la ACIS in urma unei proceduri specifice care implica conducatorii institutiilor care gestioneaza instrumentele structurale.

Reteaua de coordonatori SMIS

Reteaua de coordonatori SMIS La nivelul Autoritatilor de Management, Autoritatii de Certificare si Plata si Autoritatii de Audit, au fost desemnati Coordonatori SMIS, responsabili cu colectarea si inventarierea necesitatilor proprii institutiilor din care fac parte, privind imbunatatirea sistemului si pastrarea integritatii si uniformitatii procedurilor prevazute in implementarea instrumentelor structurale.
Printre sarcinile si responsabilitatile coordonatorilor SMIS, pot fi mentionate urmatoarele:
• Actionarea ca o interfata intre AM si ACIS cu privire la problematica SMIS;
• Colectarea si diseminarea informatiei de la si in cadrul institutiei pe care o reprezinta;
• Asigurarea primului nivel al functiei de asistenta pentru utilizatori („help desk”);
• Pregatirea utilizatorilor din cadrul propriei institutii, inclusiv a noilor angajati.

Schimbul electronic de date cu Comisia Europeana, in conformitate cu Art. 40-42 al Regulamentului Comisiei nr. 1828/2006, va fi realizat printr-o interfata intre SMIS si Sistemul de Gestionare al Fondurilor in Comunitatea Europeana 2007–2013 (SFC2007).