Controlul si managementul financiar – PO DCA

Ministerul Economiei si Finantelor este desemnat sa indeplineasca rolul de Autoritate de Certificare pentru toate programele operationale, fiind responsabil pentru elaborarea si transmiterea catre Comisia Europeana a declaratiilor de cheltuieli si a cererilor de plata certificate, in conformitate cu prevederile articolului 61 din Regulamentul General al Consiliului nr. 1083/2006. Autoritatea de Certificare este un departament in cadrul Autoritatii de Certificare si Plata, din Ministerul Economie si Finantelor.

Organismul desemnat sa primeasca platile din FEDR, FSE si FC de la Comisia Europeana, pentru toate programele operationale, este Autoritatea de Certificare si Plata din cadrul Ministerul Economiei si Finantelor. Organismul desemnat sa efectueze platile catre beneficiari este unitatea de plata din cadrul AM DCA, din MIRA.

Un organism asociat al Curtii Romane de Conturi a fost desemnat drept Autoritate de Audit pentru toate programele operationale, in conformitate cu prevederile articolului 59 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006. Autoritatea de Audit este independenta din punct de vedere operational de Autoritatile de Management si de Autoritatea de Certificare si Plata.

Autoritatea de Certificare si Plata va fi responsabila in special pentru:
1) Certificarea cheltuielilor – adica elaborarea si transmiterea catre Comisie a declaratiilor de cheltuieli si a cererilor de plata certificate, in format electronic. Aceasta autoritate va certifica urmatoarele:
• faptul ca declaratia de cheltuieli este corecta, ca aceasta provine din sisteme de contabilitate corecte si se bazeaza pe documente verificabile;
• cheltuielile declarate sunt in conformitate cu regulile europene si nationale si au fost facute pentru operatiuni selectate pentru finantare, in conformitate cu criteriile aplicabile programului.
În acest scop, sarcina Autoritatii de Certificare este de a se asigura ca informatiile primite despre procedurile si verificarile efectuate asupra cheltuielilor si incluse in declaratiile de cheltuieli, ofera o baza adecvata pentru certificare, ceea ce determina:
• verificarea conformitatii sumelor solicitate cu informatiile din baza de date;
• verificarea corectitudinii calculului pentru suma totala de cheltuieli eligibile;
• luarea in considerare a rezultatele tuturor misiunilor de audit efectuate de/sau sub responsabilitatea Autoritatii de Audit/ organismului de audit intern sau a Comisiei Europene;
• pastrarea inregistrarilor contabile ale cheltuielilor declarate catre Comisia Europeana, in format electronic;
• pastrarea unui registru de debitori.
2) Primirea fondurilor de la Comisia Europeana:
• primirea de la Comisia Europeana a sumelor corespunzatoare din FEDR, FSE si FC si anume a prefinantarilor si sumelor aferente platilor intermediare si finale;
• elaborarea si transmiterea anuala catre Comisia Europeana a situatiei estimate a cererilor de plata care pot aparea in anul financiar curent si in cel urmator;
• restituirea catre Comisia Europeana a tuturor sumelor aferente cheltuielilor neeligibile, recuperarilor ca urmare a descoperirii unor nereguli, precum si a fondurilor neutilizate, inclusiv dobanda la intarzierile de plata.
3) Efectuarea platilor catre beneficiarii Programului Operational Sectorial de Mediu si ai Programului Operational Sectorial de Transport si transferarea fondurilor UE catre unitatile de plata pentru celelalte PO :
• efectuarea platilor din FEDR si FC, precum si din cofinantare, catre beneficiarii Programului Operational Sectorial de Mediu si ai Programului Operational Sectorial de Transport;
• transferarea fondurilor din FEDR si FSE catre unitatile de plata, pentru celelalte programe operationale.
Unitatea de plata din cadrul AM DCA din MIRA are urmatoarele responsabilitati: • primirea de la Autoritatea de Certificare si Plata a sumelor reprezentand contributia UE pentru PO DCA;
• efectuarea platilor catre beneficiari din sumele provenite din FSE si din cofinantare. AM DCA este responsabila pentru managementul si implementarea propriului program operational in mod eficient, eficace si corect in conformitate cu prevederile articolului 60 al Regulamentului Consiliului nr. 1083/2006. AM DCA va colabora cu Autoritatea de Certificare si Plata desemnata pentru indeplinirea responsabilitatilor legate de controlul si managementul financiar, pentru a se asigura ca:
• banii sunt folositi in mod eficient pentru a realiza obiectivele programului; • folosirea resurselor este transparenta, atat fata de UE, cat si fata de statul membru;
• controlul bugetar este eficace, astfel incat angajamentul este sustenabil in PO si profilele de planificare financiara sunt adoptate;
• contractarea se face in limita bugetului existent;
• achizitiile de bunuri si servicii in cadrul proiectelor finantate:
o se realizeaza; o respecta regulile UE si cele romanesti; o reprezinta “value for money”.
• declaratiile financiare trimise la Comisia Europeana si la alte organisme sunt corecte, precise si complete: o corecte – fondurile se cheltuiesc corect; o precise – nu exista erori; o complete – toate informatiile relevante au fost incluse.
• platile catre beneficiari sunt facute in mod regulat si fara intarziere sau deduceri nejustificate;
• resursele de co-finantare sunt furnizate la termen;
• platile sunt transparente;
• neregularitatile sunt identificate in conformitate cu reglementarile UE;
• orice sume platite eronat sunt recuperate in mod rapid si in totalitate;
• resursele nefolosite sau recuperate sunt recontractate in cadrul programului operational;
• suspendarea fondurilor este evitata – mai ales in ceea ce priveste regula n+3/n+2; • programul se incheie fara probleme si la termenul stabilit.

Înainte de a transmite cererea de rambursare, beneficiarul verifica acuratetea, veridicitatea si eligibilitatea cheltuielilor, conform cu legislatia nationala privind controlul intern. În scopul certificarii cheltuielilor catre CE, verificarile pentru PO DCA sunt efectuate pe doua niveluri: 1) verificarea cheltuielilor la nivelul AM; 2) certificarea cheltuielilor la nivelul Autoritatii de Certificare . În ceea ce priveste procesul de plata la nivelul MFP, s-a luat decizia de a avea doua circuite de plata: a) plata directa a contributiei financiare a UE si a cofinantarii, de la Autoritatea de Certificare si Plata catre beneficiari, in cazul POS Transport si POS Mediu; b) plata indirecta, prin intermediul unitatilor de plata din cadrul Autoritatilor de Management, pentru celelalte PO (POS Competitivitate, POR, PO Asistenta Tehnica, POS Dezvoltarea Resurselor Umane, PO DCA).

Circuitul financiar al PO DCA este prezentat mai jos: Contractorul – Emite factura catre beneficiar Beneficiarul ?? Verifica acuratetea, veridicitatea si eligibilitatea cheltuielilor (ex-ante); – Transmite cererea de rambursare si documentele suport catre AM. Autoritatea de Management pentru PO DCA (AM) – Confirma ca cererile includ doar cheltuielile o care au fost efectuate; o care au fost facute pentru operatiunile selectate pentru finantare, in conformitate cu criteriile de selectie si procedurile existente; o din operatiuni pentru care ajutorul de stat a fost in mod oficial aprobat de catre CE. – Realizeaza verificari la fata locului (“on the spot”) la nivelurile inferioare, pe baza unei analize de risc; – Se asigura ca sunt efectuate controale adecvate la nivelurile inferioare; – Transmite declaratia de cheltuieli si o confirma la ACP. Unitatea de Plata din cadrul AM – Efectueaza platile catre beneficiari Autoritatea de Certificare si Plata (ACP) – Verifica existenta procedurilor adecvate de control la nivelul AM; – Daca este necesar, realizeaza verificari la fata locului („on the spot”) la nivelurile inferioare; – Transmite cererile de plata intermediara si certificarile acestora catre CE, de cel putin trei ori pe an; – Transmite catre CE cererea finala de plata; – Transmite catre CE fondurile nefolosite si sumele recuperate in urma descoperirii de neregularitati – Transfera fondurile catre unitatile de plata. Comisia Europeana – Transfera pre-finantarea – Aproba si transfera platile intermediare catre ACP; – Transfera plata finala catre ACP dupa aprobarea documentelor specifice Control Intern Nivelul 1: Verificarea cheltuielilor Nivelul 2: Certificarea cheltuielilor Autoritatea de Audit – Auditul de sistem – Verificari pe esantioane – Declaratie de validitate (winding-up) Circuitul financiar pentru PO DCA Circuitul documentelor Circuitul financiar

Nereguli
Baza legala este reprezentata de Regulamentul Comisiei nr. 1828/2006, care stabileste reguli de implementare ale Regulamentelor Consiliului nr. 1083/2006 si 1080/2006, Regulamentul Consiliului nr. 2988/95, privind protejarea intereselor financiare ale Comunitatilor Europene si Ordonanta Guvernului Romaniei nr. 79/2003, cu modificarile si completarile ulterioare, care stabileste modalitatile de control si recuperare a sumelor din asistenta financiara UE nerambursabila. Obiectivul acestei sectiuni este sa descrie identificarea si raportarea oricarei suspiciuni de frauda sau a oricarei nereguli. Aceasta sectiune va accentua, de asemenea, importanta implementarii imediate a actiunilor corective (inclusiv sanctiuni si inceperea urmaririi civile sau penale), considerate necesare drept consecinta a investigarii neregulilor. Neregulile care implica pierderi ale Fondurilor UE cu o valoare mai mica de 10.000 de euro, nu trebuie raportate Comisiei, potrivit Regulamentului Comisiei Europene (CE) nr. 1828/2006, decat la solicitarea Comisiei. Prin urmare, neregulile care depasesc 10.000 de euro, cat si toate neregulile comise intentionat, trebuie raportate Comisiei Europene. Aceste rapoarte sunt agregate si verificate de catre Autoritatea de Certificare si Plata si apoi transmise Departamentului de Lupta Anti – Frauda (DLAF), in vederea trimiterii acestora catre OLAF, trimestrial. Autoritatea de Certificare si Plata primeste rapoarte de la AM DCA si trebuie sa raporteze si neregulile aparute in cadrul ACP. În vederea desfasurarii unui proces eficient de prevenire, detectare si raportare a neregulilor, un ofiter de nereguli va fi numit la nivelul AM. Ofiterul de nereguli numit la nivelul AM pregateste rapoarte trimestriale si ad hoc, pe care le transmite Autoritatii de Certificare si Plata. Orice persoana implicata in implementarea PO DCA poate raporta un posibil caz de frauda catre ofiterii de nereguli din cadrul ACP, AM sau unitatilor de audit intern ale ACP sau AM, in mod oficial sau anonim. Persoana care face o astfel de raportare nu va mai avea nici un fel de implicare ulterioara in procesul de depistare a neregulii, din ratiuni de securitate personala. Cazurile in care este suspectata o neregula vor fi analizate si investigate de catre servicii competente, iar raspunsul va fi trimis in conformitate cu procedurile interne ale autoritatii competente si cu cadrul legal in vigoare in Romania. Ofiterul de nereguli actioneaza atat din proprie initiativa, cat si in urma plangerilor primite. Ofiterul de nereguli isi desfasoara activitatea pe baza Manualului de Nereguli care va fi pregatit de catre AM.

Audit intern
În cadrul tuturor ministerelor implicate in implementarea PO-urilor au fost infiintate unitati de audit intern care sunt independente de structurile AM-ului si sunt direct subordonate conducatorilor acestor institutii. Coordonarea metodologica a acestor unitati este asigurata de o unitate speciala din cadrul MEF, numita Unitatea Centrala de Armonizare pentru Audit Public Intern (UCAAPI).

Atributiile UCAAPI sunt urmatoarele: • dezvoltarea si implementarea de proceduri si de metodologii uniforme bazate pe standardele internationale aprobate de UE, inclusiv manuale de audit intern si piste de audit; • dezvoltarea de metodologii pentru managementul riscului; • dezvoltarea unui Cod etic pentru auditorul intern; • adoptarea normelor metodologice privind auditul public intern, specifice diferitelor domenii de activitate din domeniul auditului public intern; • dezvoltarea unui sistem de raportare pentru rezultatele tuturor activitatilor de audit public intern si elaborarea unui raport anual; • verificarea respectarii normelor, instructiunilor, precum si a Codului etic de catre serviciile de audit intern din institutiile publice; aceste servicii pot initia masurile corective necesare, in cooperare cu seful respectivei institutii publice; • coordonarea sistemului de recrutare si training in domeniul auditului public intern.

Responsabilitatile Unitatii de Audit Public Intern
Unitatea de audit intern din cadrul MIRA are manuale de audit specifice pentru fondurile europene. Potrivit legii, responsabilitatile unitatii de audit public intern sunt urmatoarele: • realizarea de activitati de audit intern, pentru a evalua daca managementul financiar si sistemele de control ale institutiei publice sunt transparente si sunt in conformitate cu normele de legalitate, de reglementare, de eficacitate si eficienta; • informarea UCAAPI despre recomandarile care nu au fost urmate de catre conducatorul institutiei publice auditate si despre consecintele acestora; • raportarea periodica asupra concluziilor si recomandarilor rezultate in urma activitatilor de audit; • pregatirea unui rezumat al activitatilor sale in raportul anual; • raportarea imediata catre conducatorul institutiei publice si catre unitatea de inspectie in cazul detectarii oricaror nereguli semnificative sau cazuri de frauda.

Autoritatea de Audit
Romania a infiintat o Autoritate de Audit pentru toate programele operationale prin Legea nr. 200/2005, care va indeplini functiile stabilite in articolul 62 al Regulamentului Consiliului nr. 1083/2006.
Autoritatea de Audit este o institutie asociata Curtii de Conturi, fara personalitate juridica, independenta din punct de vedere operational de Curtea de Conturi, si in acelasi timp, independenta de autoritatile de management si de Autoritatea de Certificare. Potrivit prevederilor Legii nr. 200/2005, art. 14, Autoritatea de Audit are urmatoarele responsabilitati:
• audit de sistem, verificari pe esantioane si audit final; • verificari si audit extern pentru fondurile structurale si fondurile de coeziune; • verificari anuale ale sistemelor de management si control; • verificari ale declaratiilor de cheltuieli, pe baza unui esantion; • verificari pentru emiterea declaratiilor de inchidere la sfarsitul programelor; • verificari privind existenta si folosirea corecta a co-finantarii nationale.

Evaluarea conformitatii sistemelor de management si control
Asa cum stipuleaza art. 71 in Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006, evaluarea conformitatii sistemelor de management si control pentru PO DCA va fi transmisa catre Comisie inaintea transmiterii primei cereri de plata intermediare, sau in maxim 12 luni de la aprobarea programului operational.