Sistemul Unic de Management al Informatiei SMIS – PO DCA

Conceptul de Sistem unic de management al informatiei (SMIS)

SMIS este un sistem informatic la nivel national care sprijina toate institutiile romanesti ce implementeaza CNSR si programele operationale. Sistemul se adreseaza nevoilor tuturor nivelurilor de management (AM-uri, OI-uri, AC, etc.) si tuturor etapelor ciclului de programare (programare, licitatii, contractare, monitorizare, evaluare, plati, audit si control). Principala caracteristica a SMIS este ca ofera utilizatorilor un mecanism unic pentru a-i sprijini in indeplinirea sarcinilor zilnice. Ca instrument de monitorizare, SMIS va fi principalul furnizor de informatii asupra progresului implementarii, atat la nivelul proiectelor cat si la nivel de program, permitand generarea automata a rapoartelor de monitorizare. SMIS a fost elaborat sub coordonarea ACIS si in stransa colaborare cu reprezentantii tuturor structurilor implicate in managementul instrumentelor structurale. Pe perioada implementarii, SMIS va fi in continuare gestionat si dezvoltat de ACIS.

Modelul si functionalitatile SMIS

SMIS are la baza trei principii: disponibilitatea datelor (datele sunt disponibile direct in urma cererii unui utilizator autorizat); confidentialitatea datelor (datele sunt furnizate doar acelor utilizatori autorizati sa acceseze o anumita informatie); integritatea datelor (procesarea datelor se face doar de catre utilizatorii autorizati prin mijloace autorizate). Ca mijloace de implementare a celor trei principii mentionate mai sus, sistemul permite accesul unor utilizatori multipli, impartiti in grupuri/roluri de utilizatori. În acest fel, acordarea permisiunii de utilizare este organizata si gestionata cu usurinta, iar accesul la informatie poate fi verificat intr-o maniera flexibila. Pentru a furniza un instrument de management eficace, modelul functional al SMIS se bazeaza pe un set de module, care, impreuna, reflecta o mare varietate de functionalitati pe care sistemul trebuie sa le indeplineasca, dupa cum urmeaza: • Programarea, care permite inregistrarea si modificarea principalelor informatii privind CNSR, pe nivelurile inferioare ale programelor operationale, axelor prioritare, domeniilor majore de interventie si operatiunilor; • Managementul proiectelor (inregistrarea si modificarea principalelor informatii despre proiecte, inclusiv contractele33); • Monitorizarea, care permite urmarirea progresului CNSR la toate nivelurile, si acolo unde este necesar, potrivit tintelor stabilite in prealabil; de asemenea, permite agregarea automata de jos in sus a valorii reale a datelor principale care sunt inregistrate la nivelurile inferioare ale sistemului; • Auditul si Controlul, care inregistreaza rezultatele controlului si auditului si genereaza rapoartele de audit; • Circuitului financiar, care se ocupa cu estimarile cererilor de plata, incasarile, veniturile proiectelor, suspendarile de plata si recuperarile de fonduri. 33 Un contract este intelegerea legala incheiata intre beneficiar si garant sau furnizorul de servicii, achizitii si infrastructura necesare pentru implementarea unei parti a proiectului. Datele se vor introduce in SMIS la fiecare nivel, pe baza unor profiluri de utilizator clar definite. Accesul la sistem se va face pe baza unui username / parole, care se vor obtine de la ACIS, dupa o procedura care implica persoanele din conducerea institutiilor de management al instrumentelor structurale.

Reteaua de coordonatori SMIS

La nivelul AM, ACP, si al Autoritatii de Audit au fost desemnati coordonatori SMIS, responsabili cu strangerea si promovarea de informatii cu privire la nevoile institutiilor in ceea ce priveste imbunatatirea sistemului si respectarea integritatii si uniformitatii procedurilor de implementare a instrumentelor structurale. Unele dintre sarcinile si responsabilitatile coordonatorului SMIS sunt urmatoarele: • Sa actioneze ca interfata intre AM DCA si ACIS, in privinta problemelor legate de SMIS; • Sa adune si sa disemineze informatiile de la si in cadrul institutiei pe care o reprezinta; • Sa fie un actor principal in functionarea help-desk-ului; • Sa furnizeze training pentru utilizatorii din cadrul AM, inclusiv pentru noii angajati.

Schimbul electronic de date cu CE se va realiza, conform prevederilor art. 40-42 din Regulamentul Comisiei nr. 1828/2006, printr-o interfata intre SMIS si sistemul pentru gestionarea fondurilor in Comunitatea Europeana 2007-2013 (SFC2007).