Monitorizarea si evaluarea – POR

Rolurile si responsabilitatile principale ale Comitetului de Monitorizare al Programului Operational Regional (CM POR)

In conformitate cu Articolul 63 al Regulamentului Consiliului nr. 1083/2006 , in termen de trei luni de la data notificarii deciziei Comisiei Europeane de aprobare a Programului Operational Regional se va infiinta un Comitet de Monitorizare al Programului Operational Regional (CM POR). Rolul CM POR este sa asigure eficacitatea si calitatea implementarii Programului Operational, desfasurand sarcini stabilite conform Articolului 65 al Regulamentului Consiliului nr.1083/2006 si prevederilor relevante din Articolul 66. Autoritatea de Management a POR si Comitetul de Monitorizare vor asigura calitatea implementarii Programului Operational Regional. CM POR va fi prezidat de Ministerul Dezvoltarii, Lucrarilor Publice si Locuintelor iar AM POR va asigura secretariatul. Vicepresedintele CM POR va fi reprezentantul MEF – ACIS (Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale). Componenta Comitetului va fi determinata conform urmatorului principiu:

1. O treime din numarul de membri sunt reprezentanti ai autoritatilor regionale si locale: – Presedintii Consiliilor pentru Dezvoltare Regionala
2. O treime din numarul de membri sunt reprezentanti ai autoritatilor nationale relevante: – Ministerele in ale caror structuri s-au constituit autoritati de management
3. O treime din numarul de membri sunt reprezentanti ai partenerilor socio-economici de la nivel regional:
- Patronate si sindicate – Organisme si Organizatii care sunt reprezentative pentru tematica orizontala (egalitate de sanse, protectia mediului, etc) – Asociatii relevante, inclusiv reprezentand autoritatile locale – Organizatii care sunt reprezentative pentru mediul academic si sunt relevante pentru POR

Membrii Comitetului de Monitorizare vor fi nominalizati de fiecare dintre institutiile/structurile/asociatiile/organizatiile mentionate mai sus. In procesul de numire al membrilor Comitetului de Monitorizare al POR se va promova o participare egala a barbatilor si femeilor. La sedintele CM POR pot participa de asemenea ca si observatori reprezentanti ai unor organizatii ca:

Consiliul Concurentei, Autoritatea de Certificare si Plata, Reprezentanti ai societatii civile organizate in structuri reprezentative la nivel national, si al caror obiect de activitate este relevant pentru Programul Operational Regional
Un reprezentant al Comisiei Europene va participa la lucrarile comitetului la invitatia Presedintelui CM POR sau din proprie initiativa. Rolul sau este consultativ. De asemenea, la sedintele Comitetului de Monitorizare POR pot participa cu rol consultativ reprezentanti ai Bancii Europene de Investitii, precum si ai Fondului European de Investitii.

Sistemul de monitorizare si raportare

Monitorizarea este un proces continuu si are un rol important in managementul programului operational, in confirmarea progresului acestuia, in determinarea faptului ca programul isi atinge sau nu obiectivele stabilite initial si identificarea problemelor potentiale astfel incat sa fie luate actiuni corective. Sistemul de monitorizare al PO ia in considerare necesitatile diferitelor grupuri de utilizatori si diferite nivele de management. Potentialii utilizatori ai informatiilor sunt factori interesati care au domenii proprii de responsabilitate si, de aceea, un necesar informational diferit, dupa cum urmeaza:

• Beneficiari, • Organisme intermediare, • Autoritati de Management, • Comitete de Monitorizare, • Guvernul Romaniei, • Comisia Europeana, • Evaluatori externi, • ONG-uri de mediu, publicul larg.

Sistemul de monitorizare se bazeaza pe o examinare periodica a contextului, resurselor, output-urilor si rezultatelor programului si interventiilor. Este compus dintr-un mecanism de informatii coerente, ce cuprinde intalniri de evaluare a progresului si rapoarte de progres care furnizeaza periodic rezumate, ce incorporeaza informatii cheie cu privire la indicatorii fizici si financiari. Scopul rapoartelor este de a furniza date cu privire la realizarile facute comparativ cu indicatorii si etapele cheie si vor fi scrise intr-un format standard ce va permite comparatia rapoartelor in timp. Informatiile cheie ce vor fi furnizate in rapoarte se refera la indicatorii care pot releva progresul interventiilor fata de obiectivele stabilite in perioada de programare. In acest sens, s-a elaborat un sistem de indicatori pentru fiecare PO sub coordonarea ACIS. Desi adaptat fiecarui PO, sistemul de indicatori urmeaza uniformitatea informatiilor cheie permitand agregarea de jos in sus la diferite nivele de interventie (proiecte, domenii majore de interventie, axe prioritare, PO, CSNR), teme, sectoare. Sistemul va fi detaliat cu elemente de ghidare ce furnizeaza o intelegere comuna pentru toti factorii interesati, cum ar fi lista detaliata a indicatorilor de monitorizare si evaluare, definitia fiecarui indicator, responsabilitatile, periodicitatea si modalitatile de colectare si procesare a datelor, precum si tabele de indicatori care vor fi generati de SMIS furnizand o imagine clara a progresului si contextului interventiilor. Unde este cazul, indicatorii vor fi distribuiti pe diferite criterii (teritoriu, sex, grup tinta, marime).

Utilizarea si imbunatatirea setului de indicatori ca parte a sistemului de monitorizare este o sarcina continua in timpul perioadei de programare. ACIS si Autoritatea de Management va verifica periodic veridicitatea informatiilor colectate si va coordona procesul continuu de imbunatatire a functionarii sistemului de monitorizare. Se vor realiza evaluari si verificari de calitate ale sistemului de monitorizare cu privire la aria de acoperire, echilibru si management. Indicatorii individuali vor fi evaluati in termeni de relevanta, senzitivitate, disponibilitate si costuri. Comitetul de Monitorizare va fi consultat cu privire la sistemul de indicatori la inceputul perioadei de implementare, precum si pe intreaga durata de programare pentru a verifica daca:

• sistemul de indicatori ca intreg a fost stabilit in mod corespunzator • informatiile sunt suficiente pentru activitatea sa.

Desi sistemul de monitorizare va fi responsabil pentru generarea datelor de iesire, anumite date de iesire si cele mai multe date de rezultat vor necesita eforturi suplimentare (de ex. chestionare, activitati pe teren, colectare de informatii de la alte organizatii). Pe de alta parte, statisticile oficiale care genereaza indicatori de context vor trebui suplimentate cu sondaje, studii sau alte tehnici de colectare si interpretare a datelor. Nevoile specifice pentru informatii complementare si activitatile de planificare necesare vor fi incluse in Planurile de evaluare ale PO-urilor si CSNR, descrise in sectiunea de evaluare a acestui document.

Regiuni pentru Schimbare Economica

AM POR va sustine, acolo unde este posibil, planurile Comisiei Europene de a stimula inovatia prin reunirea regiunilor europene intr-un parteneriat puternic si de a le ajuta sa beneficieze din experienta si bunele practici. AM POR se angajeaza sa: a) Sa ia masurile necesare pentru a include in procesul principal de programare operatiuni inovative legate de rezultatele retelelor in care sunt implicate regiunile b) Sa incurajeze Comitetul de Monitorizare si Comitetele Regionale de Evaluare Strategica si Corelare sa primeasca actualizari regulate de la retelele in care sunt implicate regiunile c) Sa prevada un punct pe agenda de lucru a CM POR cel putin o data pe an, pentru a lua nota cu privire la activitatile retelei si pentru a discuta sugestii relevante pentru programul principal respectiv d) Sa informeze prin Raportul Anual de Implementare asupra actiunilor implementate la nivel regional care au fost incluse in initiativa Regiuni pentru Schimbare Economica.

Anual de Implementare si Raportul Final

Conform Articolul 67 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006, Autoritatea de Management pentru Programul Operational Regional va inmana un Raport Anual de Implementare Comisiei Europene, prima data in anul 2008 si pana la data de 30 Iunie in fiecare an. Acest raport va fi examinat si aprobat de Comitetul de Monitorizare POR. Un Raport Final va fi depus la Comisie pana la data 31 Martie 2017. Raportul Final va acoperi toate informatiile pentru intreaga perioada de implementare, din 2007 pana in 2015. Examinarea anuala a programelor. In conformitate cu Articolul 68 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006, in vederea imbunatatirii implementarii programului, in fiecare an, dupa ce se depune Raportul Anual de Implementare, Comisia Europeana va analiza impreuna cu Autoritatea de Management pentru POR principalele rezultatele ale anului precedent. Toate aspectele privind operarea sistemului de management si control care apar in raportul anual de control pot fi de asemenea examinate. Dupa aceasta analiza, Comisia Europeana poate face comentarii catre Autoritatea de Management pentru POR si catre Guvernul Romaniei. Autoritatea de Management pentru POR va informa Comitetul de Monitorizare al POR cu privire la aceste comentarii. Autoritatea de Management pentru POR va informa Comitetul de Monitorizare al POR cu privire la masurile luate pentru a raspunde acestor comentarii.

Evaluarea

Cadrul de reglementare
Ca instrument de evaluare a relevantei si a eficientei asistentei financiare implicate, precum si a impactului si durabilitatii rezultatelor obtinute, evaluarea Programelor Operationale reprezinta o activitate care nu poate fi separata de managementul global al unui program si de sistemele de implementare. Obligatia de a desfasura activitati sistematice de evaluare ale Programului Operational Regional, precum si regulile generale pentru aceste activitati sunt prevazute de Regulamentul General al Consiliului (CE) nr. 1083/2006, care stabileste dispozitii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European si Fondul de Coeziune (Articolele 36, 47-49). Conform Articolelor 47-48 din Regulamentul General al Consiliului (CE) nr. 1083/2006, vor fi desfasurate trei tipuri de evaluari pentru POR: • Evaluarea ex-ante • Evaluarea continua (pe parcursul perioadei de implementare a POR) • Evaluarea ex-post

Evaluarea ex-ante: Pentru perioada de programare 2007 – 2013, evaluarea ex-ante a fost realizata pentru toate programele operationale de un evaluator extern (contractor unic). Evaluarea ex-ante a inclus si Evaluarea Strategica de Mediu, realizata in conformitate cu cerintele prevazute prin Directiva 2001/42 privind evaluarea efectelor anumitor planuri si programe asupra mediului. Managementul evaluarii ex-ante a fost asigurat de Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale, prin intermediul Unitatii Centrale de Evaluare si in stransa cooperare cu Autoritatile de Management si alti actori relevanti.

Evaluarile permanente – se vor realiza in timpul perioadei de implementare a POR si vor fi de trei tipuri: – a) intermediara, b) ad-hoc, c) privind tematica orizontala dupa cum urmeaza:

a) Evaluarea intermediara - va avea ca scop imbunatatirea calitatii, eficientei si consistentei strategiei si implementarii programelor operationale. Evaluarile intermediare vor sprijini procesul de management al Programului Operational Regional prin analizarea problemelor care pot aparea in timpul implementarii, si vor propune solutii specifice pentru a imbunatati functionarea sistemului. Se vor organiza doua evaluari intermediare ale POR: o prima evaluare intermediara va fi desfasurata la sfarsitul anului 2009, iar o alta evaluare, in anul 2012. Prima evaluare intermediara va examina progresul la zi al procesului de implementare al POR, analizand in mod special aspectele legate de managementul programului, in timp ce cea de-a doua evaluare intermediara se va concentra mai mult pe axele prioritare, abordand in acelasi timp perioada de programare urmatoare.

b) Evaluarile ad-hoc se vor desfasura atunci cand monitorizarea programului identifica o deviatie semnificativa de la obiectivele acestuia propuse initial sau, atunci cand exista propuneri de revizuire a POR. Evaluarile ad-hoc pot sa se adreseze fie implementarii sau aspectelor de management ale unei prioritati individuale sau domeniu cheie de interventie, fie unor evaluari “tematice”. Evaluarile intermediare si ad-hoc vor fi administrate de Autoritatea de Management pentru POR si pot fi realizate extern de catre evaluatori independenti.

c) Evaluarile tematicilor orizontale vor fi realizate fie acolo unde evaluarea se desfasoara pe tematici orizontale care se regasesc si care implica mai multe programe operationale. Aceste evaluari pot examina evolutia tuturor sau a unui grup de Programe Operationale in raport cu prioritatile comunitare si nationale. De asemenea, mai pot examina aspecte particulare de management pentru toate programele operationale. Evaluarea tematicilor orizontale si transversale (cross-cutting) va fi realizata de consultanti externi, angajati de catre Unitatea Centrala de Evaluare din cadrul Autoritatii pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale. Pentru fiecare evaluare orizontala/ transversala (cross-cutting) care se va desfasura se vor defini separat obiectivele specifice, chestionarele de evaluare, sarcinile si rezultatele anticipate.

Separat de aceste evaluari, un evaluator extern permanent poate fi desemnat de AM POR sa asiste la lucrarile Comitetului de Monitorizare, sa se asigure ca monitorizarea permanenta a programului este adecvata si sa ofere o sursa independenta de informatie, analiza si consiliere. Rolul principal al evaluatorului extern este acela de a oferi un punct de vedere fundamentat Comitetului de Monitorizare, Autoritatii de Management si organismelor intermediare, in ceea ce priveste aspectele de monitorizare si implementare referitoare la considerente economice, operationale, legale si procedurale. Va fi evitat orice potential conflict de interese.

Evaluarea ex-post va fi realizata de catre Comisie, in stransa cooperare cu Statul Membru si Autoritatile de Management in conformitate cu prevederile Articolului 49, par.3 a Regulamentului CE nr. 1083/2006. Comisia poate de asemenea desfasura evaluari strategice sau evaluari referitoare la monitorizarea programelor operationale, in conformitate cu prevederile Articolului 49, par.3 a Regulamentului CE nr. 1083/2006.

Cadrul institutional pentru evaluare
Cadrul institutional national pentru evaluare are 2 niveluri: • Un nivel global de coordonare, asigurat de catre Unitatea Centrala de Evaluare constituita in structura Autoritatii pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale din cadrul Ministerului Economiei si Finantelor. • Un nivel functional, care cuprinde unitatile de evaluare din cadrul fiecarei Autoritati de Management. Rolul de coordonare al Unitatii Centrale de Evaluare va fi urmatorul: – Va asigura evaluarile tematicilor orizontale si transversale – Va asigura dezvoltarea capacitatii operationale a Unitat__________ilor de Evaluare din cadrul Autoritatilor de Management prin activitati de intarire a capacitatii institutionale – Va asigura la nivel global calitatea tuturor evaluarilor.

Unitatea de Evaluare constituita in structura Autoritatii de Management pentru Programul Operational Regional, va fi responsabila pentru managementul evaluarilor permanente, intermediare si ad-hoc. Unitatea de Evaluare din cadrul Autoritatii de Management POR va actiona in cooperare cu Comitetul de Monitorizare si va colabora cu Unitatea Centrala de Evaluare.

Planurile de evaluare
Unitatea de Evaluare a Autoritatii de Management pentru POR va elabora un Plan de Evaluare care va cuprinde activitatile indicative de evaluare pe care aceasta intentioneaza sa le efectueze in diferitele faze ale implementarii programului, numarul indicativ de resurse umane si financiare alocate pentru fiecare activitate de evaluare, actiunile care vor avea ca scop dezvoltarea capacitatii de evaluare, precum si responsabilitatile pe care activitatea de evaluare le presupune. Aceasta planificare va fi facuta in concordanta cu noile Regulamente privind Instrumentele Structurale, cu documentele de lucru metodologice privind evaluarea elaborate de Comisia Europeana, cu documentele de lucru metodologice privind evaluarea elaborate de Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale – Unitatea Centrala de Evaluare. Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale va realiza in anul 2008 o evaluare externa ad-hoc dedicata atat aspectelor de implementare a programelor operationale, cat si coerentei externe a acestora cu politicile nationale.

Sistemele de operare
Pentru fiecare evaluare se va constitui un Comitet Director specific pentru fiecare exercitiu de evaluare. Un Comitet Director pentru Evaluare Strategica va fi stabilit la nivelul CNSR pentru evaluarile tematicilor orizontale. Acest Comitet Director va avea de indeplinit urmatoarele tipuri de sarcini: sa elaboreze termenii de referinta pentru evaluarile individuale, sa faciliteze accesul evaluatorilor la informatiile necesare desfasurarii activitatilor, sa acorde sprijinul necesar desfasurarii evaluarilor, in special din punctul de vedere al suportului metodologic si sa se asigure ca termenii de referinta sunt respectati, sa verifice calitatea evaluarilor efectuate. In cadrul Manualului de Proceduri pentru Evaluare, realizat sub coordonarea Unitatii Centrale de Evaluare, va fi elaborat un mecanism de monitorizare a recomandarilor din rapoartele de evaluare care va fi aplicat de AM POR In ceea ce priveste disponibilitatea rapoartelor de evaluare pentru public, sumarul rapoartelor de evaluare va fi dat publicitatii prin mijloace de comunicare accesibile publicului larg.