Monitorizare si Evaluare – Implementarea POS DRU

Comitetul de Monitorizare
Comitetul de Monitorizare va fi constituit in termen de 3 luni de la aprobarea programului operational (conform prevederilor Regulamentului General). Comitetul de Monitorizare POS DRU va cuprinde reprezentanti ai: – Autoritatii de Management pentru Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane; – Ministerului Economiei si Finantelor: o Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale; o Autoritatea de Management pentru Programul Operational Asistenta Tehnica; o Autoritatea de Certificare si Plata. – OI POS DRU; – Ministerului Internelor si Reformei Administrative; – Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale; – Ministerului Dezvoltarii, Lucrarilor Publice si Locuintelor; – Autoritatii Nationale pentru Protectia Drepturilor Copilului; – Consiliului National pentru Formarea Profesionala a Adultilor; – Agentiei Nationale pentru Romi; – Agentiei Nationale pentru Egalitate de Sanse intre Femei si Barbati; – Consiliului Concurentei; – Alti parteneri din cadrul institutiilor centrale; – Societatii civile; – Sindicatelor; – Patronatelor; – Organizatiilor nonguvernamentale

Un reprezentant al Comisiei Europene va participa la reuniunile Comitetului de Monitorizare, cu rol consultativ, la invitatia presedintelui sau din proprie initiativa. Rolul Comitetului de Monitorizare va fi de a se asigura de eficacitatea si calitatea implementarii programului operational prin indeplinirea atributiilor prevazute la Articolul 65 din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006 si a prevederilor privind monitorizarea stabilite la Articolul 66. Comitetul de Monitorizare va asigura conformitatea cu legislatia comunitara si nationala si va examina realizarea obiectivelor POS DRU printro utilizare rationala a resurselor alocate. Comitetul de Monitorizare are urmatoarele atributii: a) va aproba, in termen de sase luni de la aprobarea Programului, criteriile de selectie a proiectelor finantate prin POS DRU; criteriile de selectie vor fi revizuite in concordanta cu necesitatile de programare; b) va analiza periodic progresul realizat in atingerea tintelor specifice ale programului operational, pe baza documentelor transmise de Autoritatea de Management; c) va examina rezultatele implementarii, in special atingerea indicatorilor stabiliti pentru fiecare axa prioritara; d) va aproba rapoartele anuale si raportul final privind implementarea programului, inainte ca acestea sa fie trimise la Comisia Europeana; e) va fi informat cu privire la raportul anual de control si cu privire la comentariile Comisiei asupra acestui raport; f) poate propune Autoritatii de Management orice revizuire sau examinare a programului operational in vederea realizarii obiectivelor Fondurilor, la care se face referire in Articolul 3 din Regulamentul Consiliului (EC) nr. 1083/2006 sau al imbunatatirii managementul acestuia, inclusiv managementul financiar al acestuia; g) va lua in considerare si va aproba orice propunere de amendare a continutului deciziei Comisiei asupra contributiei fondurilor; h) va fi informat cu privire la calendarul si activitatile de informare, comunicare si publicitate, in conformitate cu prevederile Regulamentului Comisiei nr. 1828/2006. Comitetul de Monitorizare isi va stabili propriile reguli de organizare si proceduri de lucru, precum si modalitatea de luare a deciziilor. AM POS DRU asigura presedintia si secretariatul Comitetului de Monitorizare.

Rapoartele Anuale de Implementare si Raportul Final
In conformitate cu Articolul 67 din Regulamentul Consiliului (EC) nr. 1083/2006, AM POS DRU va transmite Comisiei Europene un Raport Anual de Implementare, pentru prima data in anul 2008 si pana la data de 30 iunie a fiecarui an. Inainte de a fi trimis Comisiei, Raportul va fi examinat si aprobat de catre Comitetul de Monitorizare al POS DRU. Rapoartele de implementare trebuie sa includa urmatoarele informatii: – progresele facute in implementarea POS DRU si a Axelor sale Prioritare in raport cu indicatorii stabiliti – stadiul de implementare a proiectelor; – implementarea financiara – defalcarea cheltuielilor efectuate pe fiecare Axa Prioritara, impartirea acestora in contributie nationala si contributie FSE; – etapele urmate de AM POS DRU si Comitetul de Monitorizare in vederea asigurarii calitatii si eficientei implementarii, in special: • masuri de monitorizare si evaluare, inclusiv modalitatile de colectare a datelor; • un rezumat al tuturor dificultatilor intampinate in implementare si masurile luate pentru rezolvarea acestora; • modul de folosire a asistentei tehnice; • masurile intreprinse pentru asigurarea publicitatii si furnizarea informatiilor privind POS DRU. – o declaratie cu privire la respectarea legislatiei comunitare privind implementarea POS DRU. Un raport final va fi inaintat Comisiei pana la data de 31 martie 2017. Raportul final va cuprinde toate informatiile referitoare la intreaga perioada de implementare cuprinsa intre 2007 si 2015. Examinarea anuala a programelor In conformitate cu Articolul 68 al Regulamentului Consiliului nr. 1083/2006, anual, la depunerea Raportului Anual de Implementare, Comisia Europeana va analiza impreuna cu Autoritatea de Management POS DRU principalele rezultate ale anului precedent, in vederea imbunatatirii implementarii. Pot fi examinate, de asemenea, orice aspecte ale functionarii sistemului de management si control, evidentiate in raportul anual de control. Dupa aceasta analiza, Comisia Europeana poate transmite observatii Autoritatii de Management POS DRU si Guvernului Romaniei. AM POS DRU va informa Comitetul de Monitorizare despre aceste observatii. Autoritatea de Management POS DRU va informa Comisia cu privire la actiunile intreprinse ca raspuns la aceste observatii. Sistemul de monitorizare si raportare Monitorizarea este un proces continuu. Principalul obiectiv al sistemului de monitorizare creat de Autoritatea de Management este de a monitoriza progresul in ceea ce priveste eficienta si corectitudinea operatiunilor finantate si de a compara progresul realizat cu tintele prestabilite. In acelasi timp, sistemul va facilita colectarea informatiilor si datelor necesare pentru a se analiza progresul operatiunilor si necesitatea eventualelor masuri corective. Sistemul de monitorizare al POS DRU ia in considerare nevoile diferitelor grupuri de utilizatori si diferitele niveluri ale structurilor de management. Potentialii utilizatori ai informatiilor sunt entitati care au propriile lor domenii de responsabilitate si propriile nevoi de informatii, precum: Beneficiarii, Organismele Intermediare, Autoritatile de Management, Comitetele de Monitorizare, Guvernul Romaniei, Comisia Europeana, Evaluatorii externi, Publicul larg si ONGurile. Sistemul de monitorizare se bazeaza pe o examinare periodica a contextului, resurselor (inputs), realizarilor imediate (outputs) si rezultatelor programului si interventiilor sale. Este alcatuit dintrun mecanism de informare coerenta care include reuniuni de analiza a progreselor si rapoarte de progres prin care se furnizeaza informatii esentiale rezultate din indicatorii fizici si financiari. Scopul rapoartelor este de a furniza informatii actualizate privind rezultatele obtinute fata de indicatorii si tintele stabilite, iar rapoartele vor fi in forma scrisa, intrun format standard, care va permite compararea lor in timp. Principala informatie care va fi furnizata in cadrul rapoartelor se refera la indicatorii care reflecta progresul fata de obiectivele stabilite in perioada de programare. In acest sens, a fost elaborat un sistem de indicatori pentru fiecare program operational (PO), sub coordonarea Autoritatii pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale. Fiind adaptat la trasaturile specifice ale PO, sistemul de indicatori urmareste uniformitatea datelor de baza, permitand agregarea de jos in sus a informatiilor, la diferite niveluri de interventie (proiect, domeniu de interventie, axa Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 20072013 Romania 141 prioritara, PO, CSNR), pe teme, sectoare etc. Sistemul va furniza instructiuni detaliate pentru o intelegere comuna din partea tuturor celor implicati, precum lista completa a indicatorilor de monitorizare si evaluare, definitia fiecarui indicator, responsabilitati, periodicitatea si modalitatile de colectare si procesare a datelor, precum si tabelele de indicatori care vor fi generate de SMIS si care vor oferi o imagine clara a contextului si progresului interventiilor. Unde este cazul, indicatorii vor fi defalcati pe diferite criterii (teritorial, gen, grupuri tinta, dimensiunea beneficiarilor etc.). Se va respecta Anexa XXIII: Date privind participantii la operatiunile FSE din Regulamentul de implementare nr. 1828/2006. ACIS si AM POS DRU vor verifica periodic acuratetea informatiilor colectate si vor coordona un proces continuu de imbunatatire a functionarii sistemului de monitorizare. Se vor desfasura evaluari si verificari ale calitatii sistemului de monitorizare in ceea ce priveste capacitatea de cuprindere, echilibru si administrare. Indicatorii individuali vor fi evaluati in ceea ce priveste relevanta, acuratetea, disponibilitatea si costurile acestora. Comitetul de Monitorizare va fi consultat in legatura cu sistemul de indicatori din primele etape ale implementarii programului, precum si pe toata perioada de programare, pentru a verifica daca: sistemul de indicatori in ansamblu a fost elaborat corespunzator si informatia este suficienta pentru activitatea sa. Desi sistemul de monitorizare va fi in general responsabil pentru a genera date cu privire la rezultatele imediate (output), anumite date privind rezultatele imediate (output) si cele mai multe date privind rezultatele pot necesita eforturi suplimentare (respectiv anchete, munca de teren, colectare de date de la alte organizatii). Pe de alta parte, statisticile oficiale care genereaza indicatorii de context vor trebui suplimentate cu anchete, studii sau alte tehnici de colectare si interpretare a datelor. Nevoile specifice de informatii complementare si activitatile planificate corespondente vor fi incluse in Planurile de evaluare ale PO si CSNR, descrise in sectiunea Evaluare.

Evaluarea POS DRU
Cadrul de reglementare Evaluarea Programelor Operationale este o activitate inseparabila de organizarea generala a managementului si sistemului de implementare ale PO, fiind un instrument pentru stabilirea relevantei, eficientei si eficacitatii asistentei financiare derulate precum si a impactului si sustenabilitatii rezultatelor obtinute. Obligatia de a desfasura activitati de evaluare sistematica a Programului Operational si regulile generale pentru aceste activitati sunt prevazute in Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006 din 11 iulie 2006 privind prevederile generale ale Fondului European de Dezvoltare Regionala, Fondului Social European si Fondului de Coeziune (Articolele 37, 4749). In conformitate cu dispozitiile articolelor 4749 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006, vor fi realizate trei tipuri principale de evaluare a POS DRU: § Evaluarea exante § Evaluarea pe parcurs (in timpul perioadei de implementare a PO) § Evaluarea expost.

Evaluarea exante
Gestionarea contractului de evaluare exante a fost asigurata de catre ACIS, prin Unitatea Centrala de Evaluare, in stransa cooperare cu autoritatile de management si cu alti actori relevanti.

Evaluarea pe parcurs se va realiza pe perioada de implementare a POS DRU, fiind de trei categorii: intermediara, ad hoc si pe teme transversale, dupa cum urmeaza: Evaluarea intermediara va urmari imbunatatirea calitatii, eficacitatii si coerentei asistentei precum si strategia si implementarea programelor operationale. Evaluarile intermediare vor sprijini procesul de management al PO, prin analizarea problemelor care apar in timpul implementarii si vor propune solutii specifice de imbunatatire a functionarii sistemului. Vor fi doua evaluari intermediare ale PO: o evaluare va fi realizata la sfarsitul anului 2009 si o alta evaluare in anul 2012. Prima evaluare intermediara va examina progresul pana la data respectiva in ceea ce priveste implementarea PO, axanduse in mod special pe aspecte precum managementul PO, in timp ce cea de a doua evaluare intermediara se va axa pe prioritati, avind in vedere si urmatoarea perioada de programare. Evaluarile adhoc se vor efectua in cazul in care monitorizarea programului evidentiaza o deviere semnificativa fata de obiectivele stabilite initial sau in cazul in care se fac propuneri pentru revizuirea programelor operationale. Evaluarile adhoc pot aborda, de asemenea, aspectele privind implementarea ori managementul unei Axe prioritare sau al unui domeniu major de interventie, sau pot fi ”tematice”. La propunerea Autoritatii de Management, Comitetul de Monitorizare va decide asupra subiectelor si calendarului evaluarilor ad hoc, pe baza examinarii datelor fizice si financiare furnizate de sistemul de monitorizare. Se previzioneaza deja realizarea de evaluari cu privire la accesul la invatarea pe tot parcursul vietii, efectele invatarii pe tot parcursul vietii asupra pietei muncii, actiunile in domeniul agriculturii de subzistenta si incluziunea sociala. Evaluarile intermediare si adhoc vor fi gestionate prin functia de evaluare a Autoritatii de Management si vor fi realizate extern, de catre evaluatori independenti. Evaluarile pe teme transversale vor fi realizate acolo unde evaluarea este de natura orizontala si finalizarea evaluarii necesita implicarea mai multor programe operationale. Aceste evaluari pot examina evolutia tuturor sau a unui grup de Programe Operationale in raport cu prioritatile comunitare si nationale. De asemenea, se pot examina anumite aspecte de management in cadrul tuturor Programelor Operationale. Evaluarea pe teme transversale va fi gestionata de Unitatea Centrala de Evaluare din cadrul ACIS si va fi incredintata consultantilor externi. Obiectivele specifice, chestionarele de evaluare, sarcinile si rezultatele asteptate in urma evaluarilor intermediare, ad hoc si pe teme transversale vor fi definite separat pentru fiecare evaluare care se va efectua. Pe langa aceste evaluari, Autoritatea de Management va contracta, pe baza procedurilor privind achizitiile publice, un evaluator extern permanent care sa asiste Comitetul de Monitorizare in activitatea sa, sa asigure ca monitorizarea continua a programelor sa fie satisfacatoare si sa asigure o sursa independenta de informare, analiza reflexiva si consiliere. Principalul rol al evaluatorului extern este de a oferi Comitetului de Monitorizare, Autoritatii de Management si organismelor sale intermediare o resursa de expertiza cu privire la aspectele de monitorizare si implementare legate de considerente economice, operationale, legale si procedurale. Orice potential conflict de interese va fi evitat.

Evaluarile expost
vor fi efectuate de catre Comisie, in stransa cooperare cu Statul Membru si Autoritatile de Management, potrivit Articolului 49(3) din Regulamentul Consiliului (CE) Nr. 1083/2006. Comisia poate, de asemenea, sa efectueze evaluari strategice, precum si evaluari legate de monitorizarea programului operational, in conformitate cu art. 49(2) din Regulamentul Consiliului (CE) Nr. 1083/2006.

Cadrul institutional pentru evaluare
Cadrul institutional national pentru evaluare cuprinde 2 niveluri: • un nivel general de coordonare, asigurat de catre Unitatea Centrala de Evaluare din cadrul ACIS Ministerul Economiei si Finantelor; • un nivel functional, compus din unitatile de evaluare din cadrul fiecarei AM.

Rolul de coordonare al Unitatii Centrale de Evaluare poate fi rezumat dupa cum urmeaza: (i) realizarea de evaluari pe teme transversale; (ii) realizarea de activitati de constructie institutionala pentru a sprijini si dezvolta capacitatea operationala a unitatilor de evaluare constituite in cadrul Autoritatilor de Management ale Programelor Operationale; (iii) realizarea de activitati generale de asigurare a calitatii pentru a garanta calitatea tuturor evaluarilor. Unitatea de evaluare constituita in cadrul Autoritatii de Management POS DRU va fi responsabila pentru evaluarile intermediare si ad hoc. Unitatea de evaluare va actiona in cooperare cu Comitetul de Monitorizare si va interactiona in mod constant cu Unitatea Centrala de Evaluare.

Planul de Evaluare
Unitatea de evaluare a Autoritatii de Management va elabora Planul de Evaluare, care va cuprinde activitatile orientative de evaluare pe care intentioneaza sa le desfasoare in diferitele faze de implementare a programului, colectarea datelor complementare care nu sunt furnizate de sistemul de monitorizare, resursele financiare si umane orientative alocate pentru fiecare activitate de evaluare, actiunile urmarite pentru constructia institutionala, precum si responsabilitatile care ii revin. Aceasta planificare va fi realizata in conformitate cu Regulamentele comunitare privind Fondurile Structurale, cu documentele metodologice de lucru, privind evaluarea, emise de Comisia Europeana, cu documentele metodologice de lucru privind evaluarea emise de catre ACIS – Unitatea Centrala de Evaluare. Planul de Evaluare al POS DRU va fi supus aprobarii Comitetului de Monitorizare. De asemenea, un Plan de Evaluare la nivelul CSNR va fi elaborat de Unitatea Centrala de Evaluare din cadrul ACIS. Planul de Evaluare al CSNR va avea ca scop furnizarea de informatii pentru procesul de luare a deciziilor strategice si va planifica activitatile de evaluare la nivel macro socioeconomic. Posibilele teme de evaluare care vor fi incluse in Planul de Evaluare al CSNR pot privi prioritatile CSNR (infrastructura, competitivitate economica, dezvoltarea resurselor umane, capacitate administrativa si dimensiune teritoriala), de modul de implementare, cum ar fi evaluarea externa ad hoc orizontala axata pe procesul de implementare in cadrul tuturor programelor, inclusiv POS DRU, sau coerenta externa a programelor cu politicile nationale. Acestea vor fi comandate de ACIS in 2008.

Mecanisme de functionare
Fiecare PO va avea un Comitet de Coordonare, care se va intruni pentru fiecare exercitiu de evaluare. De asemenea, la nivelul CSNR se va infiinta un Comitet de Coordonare de Evaluare Strategic, pentru evaluarile pe teme transversale. Comitetul de Coordonare va indeplini, minimum, urmatoarele sarcini: va stabili termenii de referinta pentru evaluarile individuale; va facilita accesul evaluatorului la informatiile necesare pentru indeplinirea activitatilor de lucru; va sprijini activitatea de evaluare, in special din punct de vedere metodologic; se va asigura ca termenii de referinta sunt respectati; va exercita controlul calitatii cu privire la evaluarea efectuata. Sub coordonarea Unitatii Centrale de Evaluare, in cadrul Manualului de Proceduri, sectiunea Evaluare, va fi stabilit un mecanism de urmarire a recomandarilor evaluarii, care sa fie aplicat de catre AM POS DRU. In ceea ce priveste accesul publicului la rezultatele evaluarii, acesta va avea acces cel putin la rezumatul executiv al rapoartelor de evaluare. Mijloacele de comunicare vor fi usor identificabile si accesibile.