Arhivarea documentelor in proiecte finantate POSDRU
October 12th, 2009 
Beneficiarul unui proiect finanţat din instrumente structurale are obligaţia îndosarierii şi păstrării în bune condiţii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006.
În cazul nerespectării obligatiei de îndosariere şi păstrăre în bune condiţii a tuturor documentelor aferente proiectului, Beneficiarul este obligat să restituie întreaga sumă primită, aferentă proiectului, reprezentând asistenţă financiară nerambursabilă din instrumente structurale, cofinanţarea şi finanţarea contravalorii taxei pe valoarea adăugată plătite din fonduri de la bugetul de stat, după caz, inclusiv dobânzile/penalizările aferente.
Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanţare în cadrul POSDRU trebuie să fie arhivate de către dumneavoastră, în calitate de Beneficiar, în spaţii special amenajate şi destinate acestui scop, asigurând păstrarea unei piste de audit corespunzătoare a operaţiunilor efectuate pentru implementarea proiectului.
Spaţiul destinat arhivării va fi astfel amenajat încât să se asigure păstrarea în bune condiţii a documentelor, să se evite distrugerea intenţionată/accidentală sau sustragerea neautorizată a acestora. Astfel, în calitate de beneficiar, trebuie să asiguraţi în mod obligatoriu arhivarea următoarelor documente:
- documente referitoare la solicitarea finanţării proiectului în cadrul POSDRU şi la aprobarea acesteia
de către AMPOSDRU (cererea de finanţare, anexele acesteia, contractul de finanţare);
- documente referitoare la procedurile de achiziţii publice derulate în cadrul proiectului aprobat şi care constituie baza legală pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare în cadrul POS DRU;
- documente referitoare la implementarea proiectului, la verificările efectuate, la fiecare dintre
rezultatele obţinute;
- facturi şi documente cu valoare probatorie similară, documentele justificative pentru acestea, liste
de verificare, documente de plată;
- cereri de prefinanţare şi de rambursare a cheltuielilor şi toate rapoartele elaborate pentru proiect (raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de nereguli, raport tehnico-financiar);
- rapoarte de audit şi de control întocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau
externe de audit sau control;
- documente contabile conform prevederilor legale.
În conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele vor fi
arhivate într-una din următoarele forme:
- originale;
- fotocopii ale documentelor originale (certificate „conform cu originalul” de către persoana care a fotocopiat documentul);
- microfişe ale documentelor originale;
- documente care există doar în format electronic (în acest caz, în calitate de beneficiar, vă veţi
asigura că sistemul informatic respectă cerinţele de securitate conform standardelor acceptate).
Păstrarea documentelor se realizează atât pe parcursul, cât şi după expirarea perioadei de implementare a proiectului, până la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen până la închiderea oficială a POSDRU. (manualul beneficiarului)
Articole asemanatoare:
Astazi este Thursday, May 17, 2012
