Modificarea contractelor pe proiecte POSDRU

VII. Dacă circumstanţele care afectează implementarea proiectului s-au modificat substanţial de la data
semnării contractului, atunci contractul şi anexele acestuia pot fi modificate în conformitate cu Articolul 12
– Modificări şi completări la contract, cu acordul ambelor părţi, prin aprobarea unei notificări sau prin încheierea unui act adiţional.
Fac excepţie modificările determinate de schimbări în legislaţia naţională şi europeană care vor fi efectuate de AMPOSDRU fără a fi necesar în prealabil acordul beneficiarului Cererea pentru întocmirea unui Act Adiţional şi/sau Notificarea vor fi elaborate de către dumneavoastră în calitate de Beneficiar şi înaintate către OI, în vederea avizării şi transmiterii spre aprobare către AMPOSDRU.

Situaţiile neprevăzute care impun modificarea contractului sau anexelor acestuia pot fi:
- Indisponibilitatea unor membri ai echipei de implementare sau echipei tehnice (demisie, transfer,
concediu medical, forţă majoră);
- Schimbarea locului de implementare;
- Necesitatea modificării bunurilor, serviciilor şi lucrărilor ce urmează a fi achiziţionate sau a valorii liniilor bugetare;
- Modificări de ordin tehnic specifice proiectului.

Ce trebuie avut în vedere când se întocmeşte un act adiţional?
Beneficiarului are obligaţia de a solicita încheierea unui act adiţional, în următoarele situaţii:
a) orice modificare intervenită în bugetul estimat al proiectului, între capitole bugetare, care depăşeşte valoarea de 15% din fiecare capitol bugetar afectat, cu excepţia cheltuielilor generale de administraţie şi a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliată a motivelor care au condus la aceasta;
b) modificarea substanţială a planului de implementare a activităţilor;
c) includerea de noi activităţi eligibile care să contribuie la atingerea rezultatelor şi obiectivelor specifice al proiectului, fără suplimentarea valorii totale a contractului, dar poate modifica structura costurilor directe;
d) modificarea listei de achiziţii publice aprobată iniţial în cadrul proiectului, fără suplimentarea valorii totale a contractului; în cazul în care se depăşeşte valoarea totală, diferenţa va fi suportată de beneficiar din surse proprii.
e) modificarea duratei de implementare a proiectului în conformitate cu prevederile art.2(3), fără suplimentarea valorii totale a contractului;
f) schimbarea personalităţii juridice a beneficiarului (schimbarea numelui organizaţiei, fuziune, absorbţie etc)

Atenţie!
Modificarea contractului prin act adiţional este o activitate care consumă timp. De aceea vă rugăm să
iniţiaţi actul adiţional cu cel puţin 30 de zile înainte de data la care modificarea pe care o solicitaţi trebuie să
îşi producă efectele.

La înaintarea propunerilor de acte adiţionale vă rugăm să ţineţi cont de următoarele principii:
- orice modificare a contractului trebuie să aibă în vedere atingerea obiectivelor proiectului
- orice modificare neaprobată este neeligibilă
- solicitarea dumneavoastră de modificare a contractului nu va fi automat acceptată de către OI/AMPOSDRU. Pentru modificarea contractului trebuie să existe motive bine justificate. OI/AMPOSDRU vor examina motivele oferite şi vor respinge cererile privind modificări ale contractelor care nu au susţinere sau care sunt irelevante;
- un act adiţional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbări în contract care ar pune în
discuţie decizia de acordare a finanţării nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al beneficiarilor;
- modificările contractului pot fi realizate numai în perioada de execuţie a contractului / perioada de implementare a proiectului şi nu vor avea efecte retroactive. Niciun fel de modificare nu este posibilă după finalizarea duratei de implementare a contractului;
- valoarea maximă a finanţării nerambursabile aşa cum este ea stipulată în contract nu poate fi majorată;
- durata de implementare a unui proiect nu poate fi extinsă peste durata maximă de implementare stabilită în Ghidul Solicitantului pentru schema de finanţare aferentă.
- scopul actului adiţional trebuie să urmărească natura şi obiectivele iniţiale ale contractului. Orice act adiţional privind modificarea bugetului trebuie să includă toate modificările propuse, precum şi noua anexă 4 – Bugetul proiectului, datată, semnată şi ştampilată.
- depăşirea bugetului se face pe cheltuiala beneficiarului
- ultima cerere de modificare a contractului se va depune cu 60 de zile înainte de ultima zi de implementare a proiectului

Ce documente sunt necesare pentru transmiterea spre aprobare a unui act adiţional?
Pentru a facilita aprobarea solicitărilor dumneavoastră de modificare a contractului prin intermediul unui act adiţional este necesar să transmiteţi către OI/AMPOSDRU următoarele documente:
- memoriu justificativ – în 3 exemplare originale (unul pentru beneficiar, unul pentru OI, unul pentru AMPOSDRU), datate şi semnate de reprezentantul legal.

Foarte important!
Pentru ca OI/AMPOSDRU să poată analiza şi aviza/aproba solicitarea, este necesar ca acest memoriu să includă următoarele informaţii:
- prezentarea situaţiei apărute;
- propunerea de modificare a contractului, care va cuprinde 2 sub-secţiuni: elementul iniţial şi elementul de modificat
- dacă se doreşte modificarea bugetului, se vor prezenta modificările propuse pentru fiecare linie de buget;
- argumentele aduse în favoarea încheierii actului adiţional, certificând faptul că nu sunt afectate în sens negativ obiectivele şi scopul proiectului şi nici indicatorii prevăzuţi iniţial; Orice solicitare de modificare a bugetului trebuie să evidenţieze maniera în care bugetul iniţial a fost modificat.
- toate documentele justificative care susţin propunerea formulată.

Foarte important!
Vă rugăm să însoţiţi solicitarea de modificare contractuală prin act adiţional de toate documentele
justificative care susţin afirmaţiile dumneavoastră din memoriul justificativ.
Ofiţerul din cadrul OI responsabil pentru contractul dumneavoastră verifică memoriul justificativ transmis împreună cu toate documentele justificative, iar în cazul în care modificarea solicitată de dumneavoastră respectă principiile şi condiţionalităţile enunţate mai sus pregăteşte actul adiţional (Anexa 10 la Contract), vi-l înaintează prin e-mail urmând ca dumneavoastră să îl semnaţi, dataţi, ştampilaţi şi să îl transmiteţi către acelaşi ofiţer în cel mai scurt timp, urmând ca OI să îl ataşeze la dosarul actului adiţional şi să îl transmită către AMPOSDRU în 3 (trei) exemplare originale în vederea aprobării.

Foarte Important!
Aprobarea AMPOSDRU nu este condiţionată de avizul transmis de către OI.
AMPOSDRU poate respinge o solicitare de act adiţional chiar dacă aceasta a primit aviz favorabil din partea OI.

Vă rugăm să reţineţi!
Modificarea contractului prin act adiţional îşi produce efectele de la data la care AMPOSDRU aprobă actul adiţional, dată care se regăseşte în dreptul ultimei semnăturii.

Vă rugăm să nu efectuaţi cheltuieli care derivă din modificarea solicitată înainte de data aprobării acesteia deoarece aceste cheltuieli vor fi declarate neeligibile.
După semnarea de către AMPOSDRU a actului adiţional, un exemplar original va fi arhivat de către
AMPOSDRU, un exemplar original va fi remis Beneficiarului, iar cel de-al treilea exemplar original OI.
Conform Art. 12 Modificări şi completări la contract, Beneficiarul trebuie să informeze AMPOSDRU despre orice situaţie care poate determina întârzierea executării Contractului în termen de 5 (cinci) zile de la data luării la cunoştinţă despre aceasta. Beneficiarul poate solicita, cu cel puţin 60 de zile înainte de sfârşitul perioadei de implementare a Proiectului, prelungirea duratei Contractului cu respectarea duratei maxime de implementare a proiectului specificată în Ghidul solicitantului fără a afecta bugetul proiectului.
Beneficiarul va transmite solicitarea însoţită de documente justificative.

Ce putem schimba în contract folosind Notificările ?
Beneficiarul are obligaţia de a notifica în scris [AMPOSDRU sau OI responsabil], cu cel puţin 15 (cincisprezece) zile înainte de data la care doreşte ca modificarea să producă efecte, în următoarele situaţii:
a) modificări intervenite în bugetul estimat al proiectului în limita a 15% între capitole bugetare, cu excepţia cheltuielilor generale de administraţie şi a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliată a motivelor care au condus la aceasta;
b) schimbarea adresei sediului social al beneficiarului;
c) schimbarea contului special deschis pentru proiect;
d) înlocuirea sau introducerea de membri în echipa de implementare a proiectului;
e) înlocuirea reprezentantului legal;
f) înlocuirea auditorului.
Ex: documente justificative pentru schimbarea managerului de proiect: cerere demisie, decizia de aprobare a demisiei, CV-ul persoanei care este înlocuită, CV-ul persoanei propuse, fişa de post a persoanei propuse.

Vă rugăm să reţineţi că:
1. În cazul în care este necesară schimbarea unor membrii ai echipei de implementare experienţa profesională a celor propuşi pentru a intra în proiect trebuie să fie cel puţin echivalentă cu experienţa profesională a celor care părăsesc proiectul.
2. AMPOSDRU va verifica modificările contractuale efectuate prin notificare doar la raportarea finală de aceea vă rugăm să analizaţi cu responsabilitate modificările pe care le solicitaţi în vederea evitării unor probleme ulterioare legate de eligibilitatea cheltuielilor.
3. Ca şi în cazul actelor adiţionale, dumneavoastră trebuie să ataşaţi la notificare toate documentele
justificative care să sprijine modificarea.
În situaţia în care redactaţi o notificare aceasta va fi transmisă OI care în termen de 5 zile lucrătoare are posibilitatea de a vă transmite observaţii sau de a respinge notificarea dumneavoastră.
În cazul în care în 5 zile lucrătoare nu primiţi comentarii sau o adresă prin care vă este respinsă justificat notificarea, aceasta va fi considerată aprobată cu data la care a fost înregistrată în registrul de intrări al OI.

–> manualul beneficiarului POSDRU

Articole asemanatoare:

1. Roluri si responsabilitati in Manualul Beneficiarului POSDRU
2. Recuperarea sumelor platite necorespunzator – proiecte POSDRU
3. Cerinte privind organizarea contabilitatii aferente proiectului POSDRU
4. Cerinte contractuale privind raportarea achizitiilor publice
5. Vizitele de monitorizare aferente proiectelor POSDRU