Monitorizarea proiectelor POSDRU

Ce este monitorizarea?

Monitorizarea este o analiză periodică a resurselor, activităţilor şi rezultatelor proiectului. Procesul de monitorizare se bazează pe un sistem coerent de culegere de informaţii (rapoarte, analize şi indicatori).

Monitorizarea constituie un mecanism de analiza sistematică ce prezintă evaluarea analitică a implementării proiectului şi constă în colectarea, analiza datelor, comunicarea şi utilizarea informaţiilor obţinute despre progresul proiectului.

De ce este necesară monitorizarea?

Pentru că monitorizarea are la bază colectarea informaţiilor, se poate spune că este în esenţă o descriere a situaţiei la un moment dat. În timpul implementării proiectului, monitorizarea asigură colectarea datelor ce vor genera informaţii despre stadiul îndeplinirii obiectivelor şi deci constituie o sursă importantă de informaţii privind „lecţiile învăţate” pentru perioada următoare a implementării proiectului precum şi pentru alte proiecte sau politici în domeniu.

Procesul permite manageului de proiect, personalului angajat, membrilor parteneriatului, factorilor interesaţi (stakeholders) precum şi OI/AMPOSDRU să identifice problemele potenţiale înainte de apariţia acestora sau imediat după aceea.

Implementarea unor masuri de monitorizare corespunzatoare da posibilitatea Beneficiarului să introducă măsuri corective care să menţină implementarea proiectului în starea de funcţionare. Este deci important ca monitorizarea să fie percepută mai mult ca un instrument de management decât un mecanism de control.

Pentru a permite realizarea acestei activităţi în conformitate cu contractul de finanţare  nerambursabilă, beneficiarii vor elabora utiliza instrumentele de monitorizare.

Care sunt instrumentele de monitorizare?

Printre instrumentele de monitorizare la nivelul Beneficiarului, pot fi enumarte urmatoarele:

1. Pregatirea calendarelor lunare si urmarirea orarelor
- Inaintea fiecarei luni, pregatirea unui program lunar cu toate evenimentele, intalnirile, sosirile expertilor interntionali, instruiri.
- Compararea programului prevazut cu Planul proiectului, cu Propunerea tehnica.
- La sfarsitul fiecarei luni un raport de perfomanta care sa includa comentarii privind programul planificat si ce s-a realizat.

2. Asigurarea ca toate livrabilele proiectului s-au finalizat la timp.
- Verificati in mod regulat Planul Proiectului si Propunerea Tehnica
- Informati-va in prealabil si reamintiti partenerilor programarea in timp a activitatilor
- Impartasiti experienta si informatiile cu partenerii proiectului – experienta dobandita din alte proiecte, etc
- Contactati permanent partenerii proiectului privind depunerea livrabilelor proiectului
- Colectati livrabilele proiectului si indosariati-le in doasarul Managementului Project
- Colectati periodic rapoartele de misiune si livrabilele.

3. Participarea la pregatirea rapoartelor mangeriale si livrabilele proiectului
- Verificati cu regularitate Planul Proiectului
- Fiti in legatura permanenta cu partenerii privind cerintele lor de raportare
- Colectati toate rapoartele tehnice imediat dupa realizarea sarcinilor
- Pregatiti cu doua sapatmani inainte de termenul limita o schita a raportului care sa cuprinda cat mai multe informatii
- Pregatiti tabelul realizarilor conform taxelor din tabelele initiale.

4. Pregatirea modelelor de raportare pentru activitatile (inclusiv instruire, conferinte, intalniri, etc)
Pentru fiecare activitate din proiectul dvs.pregatiti un raport care sa indice clar probleme cum ar fi:
- Ce este o sarcina
- Cand a fost sarcina
- Cine este responsabil pentru acesta sarcina
- Cate resurse s-au utilizat
- Care a fost obiectivul sarcinii
- Descrierea detaliata a masurilor luate in timpul sarcinii
- Care a fost raspunsul partilor interesate
- evaluare de sarcina
- Recomandari pentru alte sarcini similare
- altele

Articole asemanatoare:

1. Justificarea cheltuielilor eligibile in cadrul proiectelor finantate POSDRU
2. Roluri si responsabilitati in Manualul Beneficiarului POSDRU
3. Categorii de cheltuieli eligible POSDRU
4. Cerinte privind organizarea contabilitatii aferente proiectului POSDRU
5. Cheltuieli cu personalul – Manualul Beneficiarului POSDRU