Rambursarea cheltuielilor efectuate în cadrul proiectului POSDRU

Ce este rambursarea?
Rambursarea este procesul prin care cheltuielile efectuate de catre Beneficiari, in cadrul proiectului, sunt cumulate si cerute spre decontare Autoritatii de Management.

Cand se solicita rambursarea cheltuielilor?
Cerererile de rambursare intermediare
Momentul in care Beneficiarul poate solicita rambursarea intermediara a difera in functie de durata proiectului si de ritmul implementarii activitatilor, asa cum au fost ele stabilite in cererea de finantare.
Astfel, cererile de rambursare intermediară vor fi transmise AMPOSDRU/OIPOSDRU atunci când valoarea cheltuielilor angajate si plătite de Beneficiar reprezintă cel putin:
a) pentru proiectele cu durata de până la un an, inclusiv: 15% din valoarea totală eligibilă a proiectului;
b) pentru proiectele cu durata între un an si doi ani, inclusiv: 10% din valoarea totală eligibilă a proiectului;
c) pentru proiectele cu durata între doi ani si trei ani, inclusiv: 5% din valoarea totală eligibilă a proiectului.

În cazuri exceptionale, ce vizează implementarea continuă si fără întrerupere a Proiectului, Beneficiarul va putea transmite o cerere de rambursare intermediară si atunci când cheltuielile declarate reprezintă un procent mai mic decât cel mentionat mai sus, cu o justificare adecvată privind conditiile de implementare ale Proiectului. AMPOSDRU îsi rezervă dreptul de a nu accepta cererea de rambursare respectivă dacă va considera că justificarea transmisă de Beneficiar privind conditiile de implementare ale Proiectului nu este fundamentată suficient.

Beneficiarul va transmite prima cerere de rambursare intermediară în maxim 6 luni de la data primirii prefinantării sau în maxim 6 luni de la data începerii implementării proiectului.
În situaţia nerespectării acestui termen, AMPOSDRU/OI responsabil poate dispune rezilierea contractului, fapt care aduce după sine si restituirea prefinanţării acordate (daca a fost acordata).

Cerererea de rambursare finala
Cererea de rambursare finală va fi transmisă AMPOSDRU/OI responsabil în termen de 30 zile de la finalizarea perioadei de implementare a Proiectului.

Care este mecanismul de rambursare?
Rambursarea cheltuielilor efectuate in cadrul proiectelor finantate din POSDRU se va derula progresiv, pe parcursul implementarii proiectului. La rambursarea cheltuielilor efectuate in cadrul proiectului, se vor lua in calcul doar cheltuielile angajate si plătite şi care sunt sunt susţinute de documente justificative cu valoare probatorie.

În vederea rambursării cheltuielilor, dumneavoastră, în calitate de beneficiar, transmiteţi AMPOSDRU/OI responsabil cererea de rambursare însoţită de evidenta cheltuielilor, raportul de verificare a cheltuielilor emis de auditorul financiar independent, raportul tehnico-financiar precum şi documentele justificative tehnice şi financiare care atestă cheltuielile angajate şi plătite. Cererea de rambursare a cheltuielilor, evidenta cheltuielilor, Raportul de verificare a cheltuielilor şi raportul tehnico-financiar vor fi transmise către AMPOSDRU/OI responsabil, conform formatelor standard stabilite prin contractul de finantare.

Atenţie!
În momentul transmiterii unei cereri de rambursare, cheltuielile declarate trebuie să fie angajate şi plătite.
Mecanismul general de rambursare a cheltuielilor este prezentat in schema de mai jos.

Ce documente suport vor fi transmise odata cu cererea de finantare?
Inaintea depunerii Cererilor de Rambursare la sediul AMPOSDRU/OI, beneficiarii vor introduce in modulul Action Web datele mentionate in evidenta cheltuielilor, asa cum sunt prezentate in cadrul Cererii de Rambursare.

In functie de clasa de risc aferenta proiectului, calculata conform metodologiei AMPOSDRU/OI, beneficiarii vor atasa Cererii de Rambursare doar o parte din documentele justificative sau toate documentele justificative aferente cheltuielilor eligibile declarate in cadrul cererii de rambursare, dupa caz.

Dupa introducerea in modulul ActionWeb a tuturor datelor din Lista documentelor suport a cheltuielilor eligibile, sistemul va genera automat lista tranzactiilor pentru care beneficiarii trebuie sa ataseze documente justificative care sa insoteasca Cererea de Rambrusare ce va fi transmisa la AMPOSDRU/OI.
Ca exceptie, pentru prima Cerere de Rambursare depusa la AMPOSDRU/OI, vor fi transmise de catre toti beneficiarii, 100% din documentele justificative aferente cheltuielilor eligibile declarate, indiferent de riscul proiectului.
In cazurile in care cererile de rambursare vor fi insotite doar de o parte a documentelor justificative,
corespunzatoare listei de tranzactii generate automat in modului ActionWeb, AMPOSDRU/OI are dreptul de a solicita documente justificative suplimentare in vederea aprobarii cererii de rambursare, daca considera necesar.

Detalii privind utilizarea ActionWeb sunt prezentate in cadrul Ghidului” privind utilizarea ActionWeb –
Modulul Administrare”, postat pe site-ul AMPOSDRU sectiunea implementare proiecte:

http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99

Unde se depune cererea de rambursare?
Cererea de rambursare se poate depune la sediul AMPOSDRU sau la sediul OI responsabil, dupa caz.

In cat timp se vor rambursa sumele aferente cheltuielilor eligibile?
După primirea cererii de rambursare, în termen de 30 (treizeci) de zile, AMPOSDRU/OI responsabil vor verifica realitatea, legalitatea şi conformitatea cheltuielilor declarate de dumneavoastră, atât pe baza documentaţiei care însoţeşte carerea de rambursare, cât şi prin vizite la faţa locului. Acest termen se poate suspenda în cazul în care sunt necesare clarificări, documente sau informaţii suplimentare. În acest caz, dumneavoastră, în calitate de beneficiar, sunteţi obligat să furnizaţi orice clarificare, document sau informaţie suplimentară în termen de 5 (cinci) zile de la primirea solicitării.
Termenul limită va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OI responsabil a primit clarificările,
documentele sau informaţiile suplimentare solicitate.

Transferul sumelor aferente rambursării cheltuielilor eligibile din conturile AMPOSDRU în conturile
beneficiarului/de venituri ale bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat, bugetelor fondurilor speciale sau bugetelor locale se efectuează în termen de maxim 15 zile lucrătoare de la data la care AMPOSDRU/OI responsabil autorizează plata.

Pentru beneficiarii care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau ai bugetelor fondurilor speciale şi care sunt finanţaţi integral din aceste bugete, după verificarea cheltuielilor, sumele aferente rambursării cotei parte din cheltuielile eligibile efectuate, corespunzătoare finanţării din instrumente structurale, se virează cu celeritate de către AMPOSDRU, în conturile de venituri deschise pe codurile de identificare fiscală ale beneficiarilor la unităţile Trezoreriei statului prin care aceştia îşi desfăşoară activitatea.

Pot exista diferente intre suma certificata de catre AMPOSDRU/OI responsabil si cea platita catre Beneficiar?
Suma acordată sub forma prefinanţării se recuperează integral şi progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecărei cereri de rambursare întocmite de beneficiari. Recuperarea se efectuează începând cu prima cerere de rambursare, astfel încât suma aferentă prefinanţării să se recupereze integral înainte de ultima cerere de rambursare.
Aplicand acest mecanism, in cazul acordarii prefinantarii, va exista o diferenta intre suma certificata de catre AMPOSDRU/OI responsabil si cea platita catre Beneficiar.

Pot exista cazuri in care, dupa verificarea cererilor de rambursare, suma certificata pentru plata de catre AM/OI sa fie mai mica decat suma solicitata spre rambursare de catre Beneficiar. In acest caz, procentul de recuperare a prefinantarii se va aplica la valoarea sumei certificate.
Pentru o mai buna intelegere a mecanismului de recuperare al prefinantarii, va rugam sa consultati exemplul prezentat la sfarsitul acestui subcapitol.

Ce se intampla daca se depaseste suma prevazuta in buget pentru un an de implementare? Dar daca se fac economii?
Ca regula generala sumele prevazute in bugetul proiectului aferente anilor de implementare sunt limitative, reprezentand plafoane obligatorii a fi respectate. Totusi, la solicitarea Beneficiarului si cu o justificare corespunzatoare, AMPOSDRU/OI responsabil poate aproba depasirea sumei anuale alocate initial, cu semnarea unui adendum la contractul de finantare.
Daca intr-un an de implementare nu se atinge valoarea stabilita in buget pentru acel an de implementare suma va fi reportata automat in anul urmator de implementare.
—> inapoi la manualul beneficiarului

Articole asemanatoare:

1. Justificarea cheltuielilor eligibile in cadrul proiectelor finantate POSDRU
2. Cerinte contractuale privind raportarea achizitiilor publice
3. Roluri si responsabilitati in Manualul Beneficiarului POSDRU
4. Costuri indirecte POSDRU – cheltuieli generale de administratie
5. Previziunea fluxului de numerar (cash flow) in proiectele POSDRU